Como sabemos la metodología 5S (ver: http://mundo-empresario.blogspot.com/2013/11/metodologia-de-las-5s.html?spref=fb) es una técnica de gestión cuyos objetivos es conseguir mayor productividad, calidad y minimizar costes.
El método no necesariamente se aplica a entornos industriales o productivos, sino que tiene aplicación en otros entornos, como el de software. A continuación veremos qué relación puede tener con los ERP. - Seiri (整理) - Organizar (separación de lo innecesario) El ERP posee multitud de opciones que, en muchas ocasiones y por tratarse de instalaciones preconfiguradas, generan una distracción visual e intelectual importante. No se trata de conseguir una interface minimalista, donde a la larga, los procesos menos habituales requieren de una gran cantidad de pasos, pero sí de evitar la distracción en la ubicación de cada elemento. Por tanto, se trata de separar o relegar a un segundo plano las operaciones u opciones menos habituales.
- Seiton (整頓) – Ordenar (ordenación de lo usual)
Los procesos en el ERP frecuentes han de estar siempre a mano, a pocos clic de distancia y con un funcionamiento lógico y ordenado. Tener por ejemplo ordenado el menú de la aplicación en función de su proceso natural (introducción pedido ➾ listado pedido ➾ entrega mercancía ➾ generación factura ➾ …), siempre será más productivo que ordenar las opciones en función de un criterio alfabético.
- Seiso (清掃) – Limpieza (suprimir suciedad)
Sobre todo, limpieza en los datos. El ERP ha de gestionar de una forma suficientemente inteligente información obsoleta o posibles duplicados, así como herramientas que faciliten su eliminación: artículos sin movimiento, clientes y/o proveedores duplicados (comprobación mediante CIF o similares), materias primas idénticas de distintos proveedores, pedidos con la misma referencia de cliente, etc.
- Seiketsu (清潔) – Estandarización (señalar anomalías)
Aunque se trataría del mantenimiento preventivo del software, yo lo extendería hasta el evolutivo, pasando por el correctivo y el adaptativo. Un ERP requerirá de estos mantenimientos si no queremos que caiga en la obsolescencia. Por tanto, si te encuentras en la fase de decisión de un software ERP, asegúrate de buscar un proveedor y un software solvente.
- Shitsuke (躾) – Mantenimiento (mejora continua)
El ERP debe recibir actualizaciones periódicas, desde pequeños bugs, hasta nuevas prestaciones, pasando por la adaptación al mercado cambiante, a las nuevas normativas legales, etc.
Saludos.
