El momento adecuado para actualizar un ERP

La mayoría de empresas (por no decir todas) le es un interrogante ver el momento indicado para actualizar una herramienta administrativa tecnológica. Las personas encargadas de este tipo de decisiones muchas veces no tienen los indicadores adecuados y generan cambios apresurados o tardíos en sus herramientas, por eso hay que estar atentos al crecimiento, desarrollo y necesidades del proceso productivo de la empresa.

Sin embargo en la práctica esto no sucede, las empresas no atienden adecuadamente sus propias necesidades, dado que priorizan otras necesidades operativas o del día a día. Si se va a realizar esta clase de proyecto es importante que la persona encargada haga una adecuada planificación y evaluación de las mejoras que el proveedor introdujo a su producto y así podrá hacer el análisis de conveniencia de la actualización.

Si hablamos de tiempos en un proyecto de actualización de un ERP, se debería evaluar el funcionamiento a cinco años como mínimo, dado que la inversión, decisión, esfuerzo, implementación y estabilización demanda no menos de un año.

Los ERP están preparados para adaptarse a los cambios de una organización y como herramienta que es tiene mejoras tanto técnicas como funcionales, mientras que las empresas evolucionan, aunque más lento, porque requieren mayor tiempo de producción y afrontar el nivel de exigencia de los clientes, por lo tanto podríamos decir no es lo mismo una actualización de un ERP, con una evolución de una empresa.

Una actualización de un ERP facilitara tareas como la cobranza, pagos, gestión del inventario, productividad de vendedores, etc etc, proveyendo las necesidades de la empresa, y así sobrellevar su evolución.

Saludos.

ERP Clase mundial vs ERP local

Vamos a empezar este artículo distinguiendo entre lo que es un ERP y lo que es un sistema administrativo tradicional, hago esta acotación ya que solo vamos a hablar sobre sistemas ERP y porque es bueno tener en claro esta diferencia.

Los sistemas administrativos tradicionales colaboran con la documentación administrativa y la gestión básica del negocio (información de los estados de cuenta de los clientes y proveedores, facilidad en la facturación, información contable necesaria para cumplir con los requisitos legales e impositivos). Normalmente estos sistemas son desarrollados por casas de software o programadores. Esto implica que van resolviendo de forma atomizada o parcializada los aspectos administrativos básicos en forma más o menos sistemática pero en lo general es no sistemática, en otras palabras no cuenta con tantas funcionalidades ya que normalmente está compuesta por programas o módulos de contabilidad y facturación.

Los sistemas ERP funcionan como un solo sistema integrador del flujo de información de distintas áreas dentro de una empresa que a través de módulos centraliza toda la información generada en cada una de ellas automáticamente para compartirla en tiempo real. Normalmente la base de este tipo de sistemas es la contabilidad, todas las transacciones (involucren o no cuestiones monetarias directas) se registran en la contabilidad y tienen a su vez impacto en el resto de las operaciones e indicadores.

Ahora teniendo claro la diferencia entre estos 2 tipos de sistemas, procederemos con el objetivo de este artículo.

Los sistemas ERP locales son software desarrollados en cada país en particular, por casas de software o desarrolladores individuales. Para el desarrollo de estos sistemas por lo general se utilizan:

• Mecanismos propios: por la experiencia, conocimiento propio de procesos y funcionamiento de tipos de empresas del país y a la vez los aspectos legales e impositivos y culturales.
• Sistemas más o menos estandarizados: viendo el funcionamiento de otros sistemas ERP.

Es muy difícil que estos tipos de sistemas abarquen más de un país o región.

Los sistemas ERP de clase mundial son software que se distribuyen virtualmente en todo el mundo, implicando que su base es absolutamente universal, queriendo decir que abarca aspectos propios del ser humano y sus empresas y se adapta a cada país o región mediante las famosas LOCALIZACIONES (adaptaciones de carácter local como idioma, aspectos legales e impositivos y culturales, etc.). Para el logro de este objetivo, necesariamente deben cumplir varios requisitos, como:

• Calidad
• Adaptabilidad
• Confiabilidad
• Escalabilidad
• Globalidad

Normalmente estas soluciones cuentan con miles de instalaciones a lo largo de todo el mundo y requieren una compleja red de distribuidores y desarrolladores para dar soporte general y local.

Ejemplos: Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, Sun MicroSystem, PeopleSoft, JDE, etc.

Ventajas de los sistemas ERP locales

• Menores inversiones iniciales y menor TCO de corto plazo.
• Negociación directa del fabricante.
• Rápida adaptación a los aspectos locales.

Ventajas de los sistemas ERP de clase mundial.

• Consistentes con aspectos referentes a la globalización.
• Orientadas a las políticas de calidad (global).
• Capacitaciones y certificaciones con reconocimiento y alcance mundial.
• Tienen asociadas metodologías de implementación.
• Mejor ROI Y TCO.
• Resuelven funcionalidades más complejas y en forma más consistente.
• Mayor perspectiva de estabilidad en el futuro.
• Cuentan con las famosas “mejores prácticas” (a nivel mundial).
• Mejor adaptación a los cambios tecnológicos globales.
• Ideales para empresas que crecen horizontal y/o vertical (mayor complejidad, comunicaciones, nuevas sucursales, tecnología, etc.).
• Mayor soporte (partner, vendedor nivel local, vendedor nivel mundial).

Saludos.

Los consultores de empresas no van al infierno

Sabido es que los consultores, por lo que hacen y son, van siempre al cielo. Murió un consultor y se fue a las puertas del cielo. San Pedro buscó en su archivo pero, últimamente, andaba un poco desorganizado y no lo encontró en el montón de papeles, así que le dijo: “Lo lamento, no estás en las listas”

De modo que el consultor, obediente, se fue a la puerta del infierno dónde, rápidamente, le dieron albergue y alojamiento.

Poco tiempo pasó y el consultor se cansó de padecer las miserias del infierno, así que se puso a diseñar nada más y nada menos que un proyecto ¡Qué raro! :)

Elaboró un Plan Anual de Trabajo, organizó un comité de dirección y otro de ejecución, realizó una Encuesta de Expectativas para el año 2011, creó un grupo de documentación, escribió una metodología de trabajo y manos a la obra: comenzó a realizar mejoras.

Con el paso del tiempo, los habitantes del infierno, preocupados por obtener mejor calidad de vida, obtuvieron diferentes certificaciones:

• Procesos de calidad de alimentos
• Presentación de planes de negocios
• Diseño de estructuras matriciales
• Implementación de software empresarial
• Optimización de costos
• Gestoría de cobranzas
• Y otras

Incluso, se comunicó con otros consultores que respondieron a la Encuesta de Expectativas para el año 2011 y publicó los resultados aquí. Y más aún, le está ayudando a buscar software empresarial para administrar mejor el infierno.

Un día Dios llamó al diablo por teléfono y con tono de sospecha le preguntó: '¿Cómo están las cosas allá en el infierno?'

El diablo le contestó “¡Estamos 10 puntos!”. Y agregó “tenemos personal certificado en proceso de calidad, en planes de negocios, como diseñadores de estructuras empresarias, como implementadores de software de negocios, como gestores de cobranzas y otras más. ¡Hasta hemos recuperado cuotas atrasadas!”

Por favor toma nota de mi dirección de email por si algo se te ofrece algo o si necesitas una asesoría. Puedes escribirme a: eldiablofeliz@infierno.com

Dios estaba sorprendido. Después de muchos años en los que el infierno fue la suprema desorganización y miseria, de pronto algo había cambiado.

Dios sospechó que un factor externo había influido en el cambio del infierno y entonces preguntó:

“Dime una cosa diablo, ¿Acaso tienen ustedes en consultor allí?”

El diablo no dudó un instante la respuesta y con tono de orgullo le respondió: Si. Y gracias a su trabajo, además sabemos qué piensan el resto de los consultores para el año 2011.

Y Dios dijo: “¡Es un monumental y garrafal error. Nunca debió haber llegado allí un consultor! Los consultores siempre van al Cielo. Está escrito de esa forma. Así que, diablo, me debes enviar a ese consultor inmediatamente.”

“¡Ni loco, ni ebrio, ni dormido! Me gusta tener un consultor en esta organización y me quedaré con él eternamente”, respondió el diablo.

Y Dios le contestó furioso “¡Envíame ese consultor al cielo o te demandaré!”

El diablo, comenzó a reírse y tras una fuerte carcajada, le replicó a Dios “¿Ah, si? ¿Y de dónde sacarás un abogado si todos están aquí, en el infierno?”

Saludos.

5 errores que lo usuarios de un ERP no deben cometer

Una parte fundamental de una implementación exitosa de software es la adopción del usuario final, ya que si éstos no son capaces de conocerlo, el software será percibido como inutilizable, complejo y por ende una solución incorrecta debido que no podría devolver el retorno de la inversión esperado.

A continuación se mostrará 5 errores comunes que el usuario final deberia evitar al momento de planear la eduacion de este tipo de sofware:

1. Error: Cuando no se comprende que es cuestión de educación y no de capacitaciónCapacitar consiste en explicar y demostrar la manera en la quese debe realizar una actividad. Educar es explicar las razones por las cuales las actividades se llevan a cabo y la importancia que tiene en los procesos de negocio.
   Ej.: el usuario que ingresa órdenes de compra necesita entender cómo el ingreso de una orden en forma incorrecta puede afectar negativamente al área de ventas, fabricación,cuentas a pagar y la insatisfacción del cliente,proveedor.
2. Error: No saber combinar el aprendizaje formal con el informalEl formal consiste en adquirir conocimientos en un ambiente estructurado (aula). El informal consiste en adquirir conocimientos en un ambiente desestructurado (reusltados de un trabajo). Brindar educación formal es fácil, pero la educación informal podría consistir en elementos tales como la ayuda sensible al contexto o los cursos insertados dentro del software.
3. Error: Utilizar solo un medio educativoSi nos basamos en el concepto de que las personas aprenden de modos diferentes, entonces se tendría que utilizar una combinación de medios de aprendizaje, como leer, ver y realizar para poder aumentar la retención del conocimiento.
   Ej.: clases tutoriales a través de la web, guías del usuario o los recursos relacionados con las preguntas grcuentes para las consultas en el lugar de trabajo.
4. Error: No tener un plan de educación a largo plazoSe debe tener en claro que la educación es un ciclo continuo. Es decir la educación no acaba con la implementación y la puesta en marcha, se debe tener en cuenta una serie de factores como los nuevos empleados, los cambios organizacionales (procesos y recursos humanos) y las actualizaciones del sistema. Todo esto nos lleva a tener un plan de eduacación a largo plazo.
5. Error: Considerar que la educación es un gastoLa educación no es un gasto, es una INVERSION. Los negocios inteligentes reconocen que para darse cuenta del valor que se vislumbra en una inversión relacionada con el software empresarial, los usuarios tienen que utilizar el software de forma competente y sostener dicha capacidad a lo largo del tiempo.

Siempre es un riesgo no eduacar a los usuario de manera apropiada al momento de implementar un sistema ERP, ya que esto puede ocasionar a largo plazo pérdida de productividad o la sensación de que no estamos aprovechando nuestro sistema.

Saludos.

Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI - 3. Metodología 4. Recursos

1. Metodología: Teniendo variables de presupuesto, tiempo y tecnología, es la hora de decidir que metodología de trabajo tendremos que usar, esto debido que debemos tener una forma de afrontar el proyecto adecuada para poder cumplir con las expectativas funcionales y de negocio esperadas.
   Hay que definir brevemente metodología, entendemos que son las reglas, políticas, técnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto. Es importante mencionar algunos tipos de metodologías las tradicionales, ágiles y propietarias (No vamos a meternos más en este tema, ya que es muy extenso).
   Habiendo definido la metodología nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 2 factores (negociación y tecnología) de la siguiente manera.
   La negociación de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la selección de la metodología. Es importante identificar qué tipo de metodología se va a utilizar. Si quisiéramos adoptar una metodología tradicional (RUP por ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado, es decir, estas implican un costo mayor en horas hombre en documentar, analizar y definir todos los pasos de dicha metodología, este tipo es recomendable en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y los consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento. Si quisiéramos adoptar una metodología ágil y/o propietaria (siempre y cuando estén orientadas al resultado y no al plan) (XP por ejemplo), estaríamos hablando de proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeños (o muy castigados en la negociación) en relación al alcance funcional del proyecto.
   Aunque la metodología no tiene una dependencia con la tecnología seleccionada, es necesario aclarar que ciertas tecnologías se adaptan mejor a ciertas metodologías de desarrollo, por decir los lenguaje orientados a objetos son más fácilmente modularizables y reciclables que la programación estructurada.
   Un punto importante por definir en este factor de éxito, es si la metodología es orientada al resultado o al plan. Se dice que las metodologías ágiles son orientadas al resultado, es decir, a software funcional, y no a actividades o tareas en cierto tiempo, para esto se necesita una administración de proyecto flexible, para lo cual entendemos que nuestro plan de trabajo original puede sufrir cambios positivos o negativos buscando siempre el resultado funcional. En el caso de metodologías orientadas al plan, son conocidas las metodologías tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan funcionalidad del software, solo los requerimientos de control y documentación definidos por la metodología, estas regularmente no son tan flexibles por estructura, para lo cual se tienen que hacer renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases anteriores.
   
   
   Recomendación
   La selección de la metodología de trabajo es un factor importante en la búsqueda de un proyecto de éxito, para lo cual la selección de la metodología debería ser de la siguiente manera.
   Debido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 2 factores iníciales que son la negociación y la tecnología, lo recomendable es seleccionar nuestra metodología de trabajo en base a lo siguiente:
   • Si el proyecto requiere un equipo de trabajo grande debido a las etapas y dimensiones del proyecto, el uso de una metodología tradicional es lo más recomendable, eso sí, el costo y tiempo deben ser proporcionales, en otro caso, nuestro proyecto antes de empezar será un proyecto con pocas probabilidades de éxito.
   • Si nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeños de trabajo, lo recomendable es el uso de metodologías ágiles, ya que dichas metodologías están orientadas al resultado y no a las actividades (plan), pero para que nuestro proyecto tenga certidumbre de éxito requiere que además tenga una administración flexible, es decir el costo es menor a una metodología tradicional, pero el tiempo puede ser variable debido a la búsqueda del resultado final y no en base a una fecha de terminación donde no se considere lo inestimado.
2. Recursos: El último factor son los recursos que estarán involucrados en el proyecto, es decir, las personas y sus respectivos perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodología de trabajo y tecnología.
   La asignación de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras, iniciamos por la dependencia con cada factor previamente visto.
   En la negociación se define las 2 variables principales de nuestro proyecto, que son el tiempo y el costo, esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro proyecto, y más importante aún será el perfil y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado. En estos casos la fórmula es sencilla, salvo que sea una estrategia comercial del proveedor (por ejemplo: ganar un cliente, abrir mercado, etc.):
   “el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto será directamente proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que tengamos para dicho proyecto”.Como vimos en los artículos previos, la selección de la tecnología + el presupuesto del proyecto, influirán positiva o negativamente en el perfil y experiencia de los recursos asignados, es decir, hay ciertas tecnologías donde la oferta y la demanda de dicho perfil técnico determinaran los costos de los recursos. Si la tecnología es de cierto nicho o muy especializada, esto generará una dependencia durante mucho tiempo de nuestro proveedor seleccionado, que posteriormente si acaso la tarifa inicial fue económica, ya existiendo la dependencia el proveedor podrá renegociar tarifas nuevas en etapas posteriores del proyecto.En la metodología seleccionada y su relación con los recursos es como sigue, para ciertas metodologías se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos involucrados, es decir se determinan responsabilidades y roles especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual en muchos casos es difícil que un recurso pueda cubrir varias funciones, por lo tanto ciertas metodologías requieren diferentes perfiles de recursos durante las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project Manager, Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior, Developer Junior, Project Leader, Tester entre otros.
   RecomendaciónLa selección de los recursos deberá ser en función a los factores de negociación, tecnología y metodologías, es decir, los perfiles y experiencia de los recursos, deberán ser los adecuados a nuestras variables del proyecto, si por alguna razón los recursos no dominan la tecnología, ó no tenemos los recursos suficientes para cubrir el plan de trabajo en tiempo, ó asignamos juniors o practicantes (de manera arbitraria) para reducir costos, nuestro proyecto estará muy limitado en sus posibilidades de éxito. Un caso común es que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos juniors ó practicantes que reduzcan costos y por cantidad de recursos puedan tener el proyecto a tiempo, lamentablemente estos casos son difícilmente ejemplos de éxito, es posible que el proyecto se termine, pero la calidad dejará mucho que desear y en muchos casos el re-trabajo costará más que hacerlo bien a la primera, donde aplica el conocido refrán “lo barato, sale caro”.
   

Resumen General:

1. NegociaciónEn este factor se determina las 2 variables principales de nuestro proyecto, el tiempo y el costo.
2. TecnologíaEn este factor se determina sobre que plataforma tecnológica se desarrollará nuestro proyecto.
3. MetodologíaLa selección de la metodología de desarrollo adecuada depende del tiempo, costo y tecnología seleccionada.
4. RecursosEs importante medir el nivel del proyecto teniendo como base los anteriores factores para así poder asignar los recursos con las capacidades necesarias para afrontarlo.