La metodología 5S aplicado a implementaciones ERP

Como sabemos la metodología 5S (ver: http://mundo-empresario.blogspot.com/2013/11/metodologia-de-las-5s.html?spref=fb) es una técnica de gestión cuyos objetivos es conseguir mayor productividad, calidad y minimizar costes.

El método no necesariamente se aplica a entornos industriales o productivos, sino que tiene aplicación en otros entornos, como el de software. A continuación veremos qué relación puede tener con los ERP.

• Seiri (整理) - Organizar (separación de lo innecesario) El ERP posee multitud de opciones que, en muchas ocasiones y por tratarse de instalaciones preconfiguradas, generan una distracción visual e intelectual importante. No se trata de conseguir una interface minimalista, donde a la larga, los procesos menos habituales requieren de una gran cantidad de pasos, pero sí de evitar la distracción en la ubicación de cada elemento. Por tanto, se trata de separar o relegar a un segundo plano las operaciones u opciones menos habituales.

• Seiton (整頓) – Ordenar (ordenación de lo usual)
  Los procesos en el ERP frecuentes han de estar siempre a mano, a pocos clic de distancia y con un funcionamiento lógico y ordenado. Tener por ejemplo ordenado el menú de la aplicación en función de su proceso natural (introducción pedido ➾ listado pedido ➾ entrega mercancía ➾ generación factura ➾ …), siempre será más productivo que ordenar las opciones en función de un criterio alfabético.

• Seiso (清掃) – Limpieza (suprimir suciedad)
  Sobre todo, limpieza en los datos. El ERP ha de gestionar de una forma suficientemente inteligente información obsoleta o posibles duplicados, así como herramientas que faciliten su eliminación: artículos sin movimiento, clientes y/o proveedores duplicados (comprobación mediante CIF o similares), materias primas idénticas de distintos proveedores, pedidos con la misma referencia de cliente, etc.

• Seiketsu (清潔) – Estandarización (señalar anomalías)
  Aunque se trataría del mantenimiento preventivo del software, yo lo extendería hasta el evolutivo, pasando por el correctivo y el adaptativo. Un ERP requerirá de estos mantenimientos si no queremos que caiga en la obsolescencia. Por tanto, si te encuentras en la fase de decisión de un software ERP, asegúrate de buscar un proveedor y un software solvente.

• Shitsuke (躾) – Mantenimiento (mejora continua)
  El ERP debe recibir actualizaciones periódicas, desde pequeños bugs, hasta nuevas prestaciones, pasando por la adaptación al mercado cambiante, a las nuevas normativas legales, etc.

Saludos. 

ERP, ¿vertical, horizontal o a medida?

A la hora que las empresas toman la decisión de cambiar o adquirir un ERP se enfrentan a un sinfín de factores que influirán en la compra, como:

• Económicos: desde el punto de vista monetario y de recursos en el tiempo.
• Operativos: problemas en la puesta en marcha.
• Funcionales: cuenta con toda la funcionalidad requerida.
• Adaptativos: la empresa está en constante evolución.
• Proveedores: garantías, conocimiento del ERP (implementación),  soporte.
• Usuarios: tolerancia de cambios en su forma de trabajo.
• Infraestructura: la arquitectura tecnológica debe soportar los requerimientos del ERP
• …

Estos factores son muy importantes, pero para facilitar la decisión es importante conocer cómo funciona su organización, en otras palabras, se debe medir la dificultad de las operaciones que tienen, haciendo esto, tendremos los siguientes parámetros:

• ERP estándar sectorizado o ERP vertical
• ERP estándar general o ERP horizontal
• Software a la medida

Teniendo claro en que parámetro se encuentra su organización, podrá proceder a analizar los factores mencionados anteriormente.

Para un mejor entendimiento de estos parámetros, dejare conceptos de estos parámetros.

• ERP estándar sectorizado o ERP vertical
  Nos garantiza la especialización del software, la mejora continua de éste bajo la experiencia de cientos o miles de usuarios, el uso de un “lenguaje” natural entre software y usuarios. A cambio, los costes del software y/o implantación son altos, y además, tienen otros costes adicionales de mantenimientos elevados, justificados por consultorías y soporte muy especializado.
• ERP estándar general o ERP horizontal
  Nos proporciona una experiencia más extensa, pero menos especializada, con multitud de módulos, y unos costes muy reducidos. A cambio, corre el riesgo de una evolución hacia sectores cada vez más divergentes del nuestro y de usar un “lenguaje” nada natural para el usuario. También poseen costes de mantenimiento, aunque suelen ser bajos, debido a un soporte poco especializado en el sector y justificado por un gran número de clientes.

• Software a la medida
  Implica una alta especialización, no sobre nuestro negocio, sino sobre nuestro propio modelo de negocio, por lo que el software nos ayudará a realizar mejor nuestras tareas, lo que nos proporcionará gran estabilidad. Sin embargo, solo crece a petición del propio cliente, por lo que mientras no sea éste quien realice las peticiones de mejora, el software no evolucionará, ni en prestaciones, ni en operativa, ni tecnológicamente. Además, no aportará nunca nuevas experiencias a los usuarios, por lo que cualquier cambio en el modelo de negocio, implicará nuevos análisis y desarrollos. Su coste, puede parecer a priori bajo, pero a medio-largo plazo, los costes se disparan. No suele haber costes de mantenimiento, pero la mayoría de nuevos desarrollos, aunque sean simples cambios legales, requieren de inversiones importantes.

Bajo las premisas de esta diferenciación, determinar si el software que nos interesa ha de ser vertical, horizontal o a medida, debe resolverse en base a la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la especialización de mi negocio?
• ¿Existen ERP verticales para mi modelo de negocio?
• ¿Estoy dispuesto a adaptarme al software o debe adaptarse el software a mí?
•  Los usuarios, ¿son proactivos o receptivos al software? Muchos usuarios son capaces de generar peticiones de mejora de la experiencia del software, sin embargo, otros se limitan a adaptar su operativa y funcionalidad a las nuevas reglas que le vienen impuestas por éste.
• ¿Cuál debe ser el centro neurálgico del erp? ¿Producción, almacén, contabilidad, financiera, …? Aunque todas las áreas son importantes, pensemos que el ERP vertical tiende a resolver mejor algunas áreas (por ejemplo la productiva o de almacén) que otras (como compras, contabilidad, recursos humanos, etc.) dado que están especializados en ésas, y de alguna forma, siendo tratadas el resto como “comparsas” de las principales. En el caso del ERP horizontal no se puede considerar que haya módulos principales y otros secundarios, todos están alineados al mismo nivel.
• ¿En qué áreas de mi empresa tengo cuellos de botella? ¿Administrativos, Logística, Producción, Compras, Financieros, …? El nuevo ERP deberá tratar de resolver y mejorar los procesos que agilicen las tareas en estas secciones de mayor incapacidad.
• ¿Dispongo de tiempo para realizar grandes desarrollos adaptativos del estándar al modelo de negocio que yo necesito?
•  Mi negocio ¿es estático o evoluciona constantemente?
• El software que pretendo contratar, ¿evoluciona al mismo ritmo que mi negocio?
• ¿Dispongo de personal que pueda testear el software desarrollado a medida?

Como vemos la elección de un ERP no es nada fácil, no es solo ver los requerimientos del negocio, sino ir hasta la estructura del software. Si nos ponemos en el caso de estos tres parámetros (vertical, horizontal, a medida), notaremos pros y contras, pero lo importante es especificar un buen coeficiente que nos permita diferenciar las respuestas entre estos tres parámetros, para que el resultado final nos proporcione un valor que ayude a tomar la decisión final.

Saludos.

Los software se enfocan en los usuarios, no en los consultores

Existe aún en estos tiempos una manera de pensar de los consultores sobre la implementación de ERP’s, CRM, BI enfocado en ellos mismos, dejando de lado peticiones, que no necesariamente son funcionales, sino operativas de los usuarios. Esto a la larga conlleva a tener sistemas difíciles de manejar o inconclusos y por ende un requerimiento de capacitación mayor para los usuarios. Pero si nos ponemos a analizar el porqué de este enfoque de los consultores, debemos notar algo muy importante de estos software ERP’s, CRM, BI; nos damos cuenta que cada vez estos tienen menos de intuitivos y más de complejos, la empresas fabricadoras por tratar de cubrir los máximos requerimientos de las organizaciones, no se dan cuenta la complejidad que se está generando. Si bien es cierto que en una organización puede haber procesos muy complejos y tediosos de simplificar para el usuario, el consultor debe tener esa visión y capacidad de poder acoplar lo mejor posible los requerimientos de una organización al software, y dar a los usuarios la mejor opción.

También nos podemos encontrar con usuarios que al ver el trabajo que se está realizando, puede solicitar cosas fuera del alcance o hasta utópicas, como por ejemplo un botón mágico que les diga la situación económica-financiera mensual, trimestral, anual de la organización con un valor único, es decir o se está ganando o perdiendo.

En una implementación de este tipo de software de gestion las variables de éxito son bastas,  pero enfocándonos en el diseño del software, el consultor debe saber elegir que software cumple con los requisitos para una implementación optima, como: usabilidad, accesibilidad, visibilidad, lógica, entendimiento, reducción de errores, mejores prácticas, interactividad, accesos rápidos,   distinción de mensajes, rendimiento, ayuda iterativa, trazabilidad.

Lo único que no debe olvidar el consultor es:

“No es lo que hace el software, es lo que hace el usuario”.

Saludos.

Proceso: Implementar un ERP

Cuando la empresa ya paso por el proceso de selección de ERP (investigar, evaluar, seleccionar), eso quiere decir que ya eligio un ERP y un proveedor.

El siguiente paso es el proceso de Implementarlo, este proceso refiere al conjunto de actividades que se necesitan para hacer que un ERP funcione correctamente en una compañía.

Para continuar con este proceso, es necesario tener claro los siguientes puntos:

• Infraestructura
• Equipos
• Sistema Operativo
• Base de Datos
• Software de aplicación
• Procesos y procedimientos
• Equipo implementador

 A continuación se muestran las actividades del proceso de implementación de un ERP:

1. Levantamiento y estudio de los procesos del negocio.
2. Identificar las necesidades de la empresa (actuales y en futuro).
3. Alinear la capacidad del equipo con la capacidad de operación del sistema.
4. Definir el equipo de implementación.
5. Desarrollo del cronograma a detalle con actividades, responsables y tiempos de entrega.
6. Levantamiento y estudio de la información que manejan los procesos del negocio.
7. Alinear los procesos del negocio a los procesos del sistema.
8. Identificar las necesidades para la importación de datos de los sistemas anteriores.
9. Desarrollar las interfaces para la comunicación con otras aplicaciones o sistemas.
10. Parametrizar el sistema ERP.
11. Desarrollar el material de apoyo para cada usuario buscando transferir el conocimiento del sistema.
12. Definir y ejecutar pruebas integrales.
13. Establecer fecha para comenzar a opera el sistema ERP.
14. Definir reportes para asegurar que al momento de operar, el sistema funcione correctamente.
15. Capacitar al personal involucrado en la implementación del sistema.
16. Comenzar a operar el sistema ERP.
17. Ajustar y modificar pequeños detalles de operación.

Cuando se cumplan estos pasos, se podría disfrutar de las grandes ventajas que ofrece un sistema ERP, así como de un cambio en la cultura organizacional de la empresa.

Saludos.

Un poco de historia sobre ERP

Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy se conoce como ERP se gestó durante la Segunda Guerra Mundial, así como muchos otros productos del área de la informática el origen del ERP se encuentra en el área de la tecnología militar.

Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utilizó sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas Planeación de los Requerimientos de Materiales (Material Requirements Planning, MRP). A principios de la década de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, y durante las dos décadas siguientes tuvieron un desarrollo importante ya que permitían reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real.

En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR II (Planeción de Recursos de Manufactura), lo que daba la idea de que una mayor parte de la firma se estaba involucrando en el programa. El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorear todos los recursos de una firma manufacturera, entre ellos se incluía el marketing, la manufactura, las finanzas e ingeniería de procesos, a través de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras.

En los 90 dado el contexto de negocios que se empezó a vivir, regido por un marco de competencia global que exigía mayores niveles de eficiencia y productividad, multiplantas en lugares internacionales, amplia demanda mundial de productos, subcontratación internacional, mercados monetarios variados, provocó que los programas de software existentes no pudieran cubrir las características anteriormente descritas. Debido a estos requerimientos, la industria del software desarrolló varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso: los ERP habían nacido.

Saludos.