Cuanto invertir en software empresarial durante el 2015

Si hablamos de inversión empresarial, también debemos de hablar de presupuesto.

Algunas definiciones rápidas:

• Invertir: colocar un bien en aplicaciones productivas(rentabilidad).
• Presupuesto: cálculo anticipado de los egresos e ingresos previstos para un determinado periodo de tiempo.

No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyecto de software de aplicación. Sin embargo, existen premisas que se utilizan con frecuencia:

• El gasto anual en tecnología de información (TI) debe guardar relación con la facturación de la empresa.
• La relación Inversión/Facturación depende del tamaño de la empresa.
• Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.

Los que trabajan hace muchos años en este mercado dicen que hay ciertas relaciones que, en mas o en menos, se cumplen:

• Relación entre la inversión y el giro o facturación del negocio.
• Costo por usuario.

La siguiente tabla ilustra de la inversión en software de gestión de acuerdo al tamaño de la empresa.

Algunas estadísticas para su análisis

Sobre un total de 345 empresas de América Latina, reveladas por EvaluandoERP durante el periodo 2014, manifestaron disponer de USD 109.309.905, para aplicar a licencias de software y consultoría de implementación, se pude observar datos interesantes.

Para aquellos países con más de 10 casos relevados, el promedio de inversión por proyecto de implementación de software de gestión es de USD 415.157, siendo el valor más alto en México.

Con relación al Average Budget Per User(ABPU), es decir el presupuesto previsto por usuario, de los países citados más arriba el mayor correspondió a Perú con USD 5.737

En general, según los datos de nuestros relevamientos el Average Investment Per User (AIPU), es decir la inversión que efectivamente realizan las empresas es del 85%.

Es muy importante ver las tendencias que tienen las empresas respecto a las herramientas tecnológicas que usan.

El 20,3% de los casos relevados corresponden a firmas que tienen algún tipo de software aunque no son paquetes industrializados. Se trata de desarrollos a medida hechos por terceros o propios. El 43,4% son firmas que ya tienen un paquete provisto por algún vendedor. Observemos la siguiente tabla:

Si se acepta que las necesidades de integración son una de las herramientas para mejorar la gestión de los ejecutivos, la tabla nos muestra que casi la mitad de las empresas dispuestas a invertir en software de gestión están trabajando en procesos de mejoras, en tanto que hay otra mitad que necesita cambiar porque aun no llego a un estado operacional mínimo.

Es importante que las empresas busquen optimizar su presupuesto, una forma es mediante un buen proceso de investigación, evaluación y selección, lo que llamo la pre-implementación. Esta etapa del ciclo de vida de un proyecto de implementación de un ERP es crucial pues aquí donde se decide el costo total del proyecto.

Saludos.

USD 1 Billón perdidos en un proyecto ERP

Mil millones de dólares. Cero resultados. Esos son los elementos básicos de un proyecto de modernización de software cancelado a la Fuerza Aérea de los Estados Unidos. La institución decidió descartar un enorme proyecto de ERP (Enterprise Resource Planning) después de haber invertido USD 1 billón, concluyendo el costo de finalizar el proyecto sería mayor que el de cancelarlo.

Si bien la decisión ocurrió a fines de 2012 es interesante analizar qué sucedió con este mega proyecto. Bautizado como el Sistema de Apoyo de Combate Expedicionario (Expeditionary Combat Support System - ECSS), el proyecto acumuló desembolsos por valor $ 1030 millones desde 2005, "y no ha dado ninguna capacidad militar significativa", dijo un portavoz de la Fuerza Aérea en un comunicado oficial.

Agregó “Estimamos que llevar el proyecto hasta su implementación requeriría un adicional de USD 1.1 B y su puesta en producción no sería hasta el año 2020”. La Fuerza Aérea ha concluido el programa CESS ya que no es una opción viable para satisfacer la mejora financiera del año fiscal 2015 y tampoco para su programa de auditoría (Financial Improvement and Audit Readiness-FIAR). El FIAR perseguía el objetivo de contar con libros auditables.

Los funcionarios de la Fuerza Aérea reestructuraron el programa de tres veces en los últimos y determinaron que la división militar "será mejor servida mediante el desarrollo de una nueva estrategia frente a la modernización del sistema de registro CESS.

El proyecto de planificación de recursos empresariales (ERP)se remonta a 2005, cuando Computer Sciences Corp. (CSC) ganó un contrato por valor de USD 628 millones para actualizar los sistemas de logística de la Fuerza Aérea con el software de Oracle, empresa que, por este negocio, recibiría USD 88.500.00. Se suponía que iban a sustituirse más de 200 sistemas heredados y que el arma quedaría en línea con los requisitos de auditoría exigidos por el Congreso para el año 2017.

El Brigadier Gen Kathryn Johnson, director de sistemas de integración de la Fuerza Aérea, afirmó que 5 problemas contribuyeron al fracaso del proyecto:

1. La falta de un programa maestro.

2. Los cambios en la estrategia de adquisición.

3. El cambio en la infraestructura a mitad del proyecto.

4. Computer Science Corp.

5. Oracle

Cuando CSC se adjudicó el contrato, se le dio la responsabilidad de desarrollar los requisitos operacionales. Siete años más tarde, CSC demostró no tener la capacidad de llevar a cabo esa parte de sus tareas de manera suficiente. Dentro del Departamento de Defensa se han puesto en marcha nuevos procedimientos para evitar la responsabilidad de ser colocado fuera de las agencias del Departamento de Defensa en futuros proyectos.

Según el New York Times, un informe de 2011 elaborado por Instituto de Análisis de Defensa, una organización sin fines de lucro, decía que una de las principales preocupaciones con todos esos proyectos es que fallarían debido a la falta de un líder responsable que pudiera ejercer la autoridad para hacer cumplir los cambios organizativos necesarios para la implementación y el éxito del proyecto.

Además, la decisión financiera para cancelar el proyecto se hizo cuando el liderazgo de la Fuerza Aérea determinó que otros mil millones de dólares y ocho años más producirían una cuarta parte de las capacidades de los sistemas previstos. El New York Times informó que en los tres años previos a la cancelación, se reestructuró el proyecto tres veces, y se añadieron los plazos más cortos, pero no pudo dar vuelta el ECSS.

La cancelación del proyecto CESS había sido preparada durante algún tiempo, con funcionarios de la Fuerza Aérea declarando públicamente que estaban evaluando sus opciones, y otros lamentando abiertamente fallas del proyecto.

La decisión de los funcionarios militares para detener el proyecto ahora dibujó una reprimenda de más de un analista. Michael Krigsman, CEO de la consultora Asuret y experto en fracasos de proyectos de TI declaró: “Esta situación plantea más preguntas que respuestas . ¿Por qué la Fuerza Aérea gastó $ 1 mil millones y se tomó casi 10 años para admitir que este proyecto es un desastre? ¿Qué tipo de proceso de planificación acepta una pérdida de un billón de dólares? Krigsman también cuestionó a la Fuerza Aérea, pues cómo harán para tener libros auditables para el año 2017.

Saludos.

La era del ERP Mobile

En estos tiempos la PC o computadora que conocemos ha empezado a quedar de lado por nuevos dispositivos tecnológicos como laptops, notebooks, tablets y smartphones, estos dispositivos que en si son hardware han dado un gran salto en estas dos a tres últimas décadas.

Las organizaciones deben aprovechar este gran salto de hardware para hacerse aun más eficientes, y en estos tiempos el que tenga la información en la forma, lugar y tiempo especifico tendrá una gran ventaja competitiva. Actualmente si hablamos de información eficiente en una organización, estamos hablando de sistemas ERP, estos sistemas también deben evolucionar, aprovechando no solo la tecnología de software, sino también la de hardware.

Es cierto que los ERP disponen de una estrategia para dispositivos móviles, aunque esta se reduce a la implementación de complementos al core principal de la herramienta. Estos complementos no son por tanto nativos a la herramienta, dando la impresión de ser añadidos con baja integración y con funcionalidad muy reducida, en otras palabras se trata de hacer lo mismo que se hacía con la PC pero a través de dispositivos móviles, y sin aportar valor adicional.

Es aquí donde aparece un nuevo termino llamado "ERP Mobile", esto representa un nuevo paradigma informático debido a que constituye una sustitución más natural y nativa al desplazar el uso del PC por tecnologías móviles más adaptadas al entorno de trabajo, aportando un valor adicional (agilidad, mayor información, mayor comodidad, mejor ubicación …) que hasta ahora no existía.

Las empresas que opten por la adquisición de un ERP Mobile (adaptado a la movilidad) incrementarán ventaja frente a su competencia. A continuación veamos alguna muestra de ello:

• Información a tiempo real (alertas) de eventos importantes. El personal podrá recibir información donde se encuentre.
• Descentralización de actividades fuera de un centro laboral. Mediante ERP Mobile, ya no es necesario estar en un lugar físico para el ingreso, análisis de información, es cuestión de contar con algún dispositivo para realizar el trabajo.
• Localización de flotas vía GPS. Recepción de estos datos en el ERP con la finalidad de analizar costes y optimización de rutas.
• Marketing móvil (m-marketing). Conociendo los hábitos del consumidor registrado en el ERP, realización de campañas y promociones publicitarias.
• Realización de inventario mediante dispositivos móviles. Antes era necesario disponer de PDA’s industriales de un alto valor económico, hoy es posible hacerlo con un teléfono móvil.

Aquí se menciona un caso del como seria el trabajo de un vendedor, utilizando un ERP Mobile:

• El Vendedor, antes de proceder a realizar una visita, dispondrá de toda la información relacionada con su cliente mediante un dashboard donde se indique la evolución de ventas comparativa en los últimos años, top ten de productos, productos que ha dejado de comprar su cliente, condiciones comerciales con éste, últimos impagados, situación de riesgo, incidencias más habituales, incidencias abiertas en ese momento, grado de resolución de éstas, etc. Además, comercialmente, podrá mostrar su catálogo al cliente, realizar una venta in situ, verificar stock de producto, procesar una incidencia y la foto de ésta, etc. Por supuesto, sin olvidar la funcionalidad específica del CRM. Incluso, más novedoso todavía, visualizar en realidad aumentada (RA) el producto en casa del cliente.

Las ventajas competitivas de disponer de esa información en la forma, lugar y tiempo  real ocasionan una mejora de la comunicación, mayor productividad y calidad en el flujo de procesos, aumento de la productividad, eficiencia en el trabajo y en la cantidad y calidad de la información.

Saludos.

La metodología 5S aplicado a implementaciones ERP

Como sabemos la metodología 5S (ver: http://mundo-empresario.blogspot.com/2013/11/metodologia-de-las-5s.html?spref=fb) es una técnica de gestión cuyos objetivos es conseguir mayor productividad, calidad y minimizar costes.

El método no necesariamente se aplica a entornos industriales o productivos, sino que tiene aplicación en otros entornos, como el de software. A continuación veremos qué relación puede tener con los ERP.

• Seiri (整理) - Organizar (separación de lo innecesario) El ERP posee multitud de opciones que, en muchas ocasiones y por tratarse de instalaciones preconfiguradas, generan una distracción visual e intelectual importante. No se trata de conseguir una interface minimalista, donde a la larga, los procesos menos habituales requieren de una gran cantidad de pasos, pero sí de evitar la distracción en la ubicación de cada elemento. Por tanto, se trata de separar o relegar a un segundo plano las operaciones u opciones menos habituales.

• Seiton (整頓) – Ordenar (ordenación de lo usual)
  Los procesos en el ERP frecuentes han de estar siempre a mano, a pocos clic de distancia y con un funcionamiento lógico y ordenado. Tener por ejemplo ordenado el menú de la aplicación en función de su proceso natural (introducción pedido ➾ listado pedido ➾ entrega mercancía ➾ generación factura ➾ …), siempre será más productivo que ordenar las opciones en función de un criterio alfabético.

• Seiso (清掃) – Limpieza (suprimir suciedad)
  Sobre todo, limpieza en los datos. El ERP ha de gestionar de una forma suficientemente inteligente información obsoleta o posibles duplicados, así como herramientas que faciliten su eliminación: artículos sin movimiento, clientes y/o proveedores duplicados (comprobación mediante CIF o similares), materias primas idénticas de distintos proveedores, pedidos con la misma referencia de cliente, etc.

• Seiketsu (清潔) – Estandarización (señalar anomalías)
  Aunque se trataría del mantenimiento preventivo del software, yo lo extendería hasta el evolutivo, pasando por el correctivo y el adaptativo. Un ERP requerirá de estos mantenimientos si no queremos que caiga en la obsolescencia. Por tanto, si te encuentras en la fase de decisión de un software ERP, asegúrate de buscar un proveedor y un software solvente.

• Shitsuke (躾) – Mantenimiento (mejora continua)
  El ERP debe recibir actualizaciones periódicas, desde pequeños bugs, hasta nuevas prestaciones, pasando por la adaptación al mercado cambiante, a las nuevas normativas legales, etc.

Saludos. 

ERP, ¿vertical, horizontal o a medida?

A la hora que las empresas toman la decisión de cambiar o adquirir un ERP se enfrentan a un sinfín de factores que influirán en la compra, como:

• Económicos: desde el punto de vista monetario y de recursos en el tiempo.
• Operativos: problemas en la puesta en marcha.
• Funcionales: cuenta con toda la funcionalidad requerida.
• Adaptativos: la empresa está en constante evolución.
• Proveedores: garantías, conocimiento del ERP (implementación),  soporte.
• Usuarios: tolerancia de cambios en su forma de trabajo.
• Infraestructura: la arquitectura tecnológica debe soportar los requerimientos del ERP
• …

Estos factores son muy importantes, pero para facilitar la decisión es importante conocer cómo funciona su organización, en otras palabras, se debe medir la dificultad de las operaciones que tienen, haciendo esto, tendremos los siguientes parámetros:

• ERP estándar sectorizado o ERP vertical
• ERP estándar general o ERP horizontal
• Software a la medida

Teniendo claro en que parámetro se encuentra su organización, podrá proceder a analizar los factores mencionados anteriormente.

Para un mejor entendimiento de estos parámetros, dejare conceptos de estos parámetros.

• ERP estándar sectorizado o ERP vertical
  Nos garantiza la especialización del software, la mejora continua de éste bajo la experiencia de cientos o miles de usuarios, el uso de un “lenguaje” natural entre software y usuarios. A cambio, los costes del software y/o implantación son altos, y además, tienen otros costes adicionales de mantenimientos elevados, justificados por consultorías y soporte muy especializado.
• ERP estándar general o ERP horizontal
  Nos proporciona una experiencia más extensa, pero menos especializada, con multitud de módulos, y unos costes muy reducidos. A cambio, corre el riesgo de una evolución hacia sectores cada vez más divergentes del nuestro y de usar un “lenguaje” nada natural para el usuario. También poseen costes de mantenimiento, aunque suelen ser bajos, debido a un soporte poco especializado en el sector y justificado por un gran número de clientes.

• Software a la medida
  Implica una alta especialización, no sobre nuestro negocio, sino sobre nuestro propio modelo de negocio, por lo que el software nos ayudará a realizar mejor nuestras tareas, lo que nos proporcionará gran estabilidad. Sin embargo, solo crece a petición del propio cliente, por lo que mientras no sea éste quien realice las peticiones de mejora, el software no evolucionará, ni en prestaciones, ni en operativa, ni tecnológicamente. Además, no aportará nunca nuevas experiencias a los usuarios, por lo que cualquier cambio en el modelo de negocio, implicará nuevos análisis y desarrollos. Su coste, puede parecer a priori bajo, pero a medio-largo plazo, los costes se disparan. No suele haber costes de mantenimiento, pero la mayoría de nuevos desarrollos, aunque sean simples cambios legales, requieren de inversiones importantes.

Bajo las premisas de esta diferenciación, determinar si el software que nos interesa ha de ser vertical, horizontal o a medida, debe resolverse en base a la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la especialización de mi negocio?
• ¿Existen ERP verticales para mi modelo de negocio?
• ¿Estoy dispuesto a adaptarme al software o debe adaptarse el software a mí?
•  Los usuarios, ¿son proactivos o receptivos al software? Muchos usuarios son capaces de generar peticiones de mejora de la experiencia del software, sin embargo, otros se limitan a adaptar su operativa y funcionalidad a las nuevas reglas que le vienen impuestas por éste.
• ¿Cuál debe ser el centro neurálgico del erp? ¿Producción, almacén, contabilidad, financiera, …? Aunque todas las áreas son importantes, pensemos que el ERP vertical tiende a resolver mejor algunas áreas (por ejemplo la productiva o de almacén) que otras (como compras, contabilidad, recursos humanos, etc.) dado que están especializados en ésas, y de alguna forma, siendo tratadas el resto como “comparsas” de las principales. En el caso del ERP horizontal no se puede considerar que haya módulos principales y otros secundarios, todos están alineados al mismo nivel.
• ¿En qué áreas de mi empresa tengo cuellos de botella? ¿Administrativos, Logística, Producción, Compras, Financieros, …? El nuevo ERP deberá tratar de resolver y mejorar los procesos que agilicen las tareas en estas secciones de mayor incapacidad.
• ¿Dispongo de tiempo para realizar grandes desarrollos adaptativos del estándar al modelo de negocio que yo necesito?
•  Mi negocio ¿es estático o evoluciona constantemente?
• El software que pretendo contratar, ¿evoluciona al mismo ritmo que mi negocio?
• ¿Dispongo de personal que pueda testear el software desarrollado a medida?

Como vemos la elección de un ERP no es nada fácil, no es solo ver los requerimientos del negocio, sino ir hasta la estructura del software. Si nos ponemos en el caso de estos tres parámetros (vertical, horizontal, a medida), notaremos pros y contras, pero lo importante es especificar un buen coeficiente que nos permita diferenciar las respuestas entre estos tres parámetros, para que el resultado final nos proporcione un valor que ayude a tomar la decisión final.

Saludos.