“Los sistemas
ERPs son muy costosos”
“Las pequeñas
empresas no tienen tiempo ni recursos para invertir en un ERP”
“Mejor
esperemos a que la economía mejore…”
“Los
empleados tienen mucho trabajo que hacer”
“Los usuarios
no conocen de tecnología”
“Somos muy
pequeños para un ERP”
“No quieren
cambiar el sistema ya existente”
...bla..bla…bla
Hay muchas razones que vienen a la
mente para justificar por qué no se debe invertir en un ERP ahora mismo, todas parecen
válidas. Pero el hecho es que, en cualquier punto del tiempo, habrá siempre razones para retrasar la decisión, entonces...¿Cuándo
es el momento correcto para implementar un ERP en su organización? :D
La verdad es que no hay tal momento
correcto para empezar a utilizar un sistema ERP. Hay cientos de razones, por qué usar ERP ahora mismo tiene más sentido
que esperar. El factor más importante en la toma de decisiones debe ser su costo vs beneficios. Y en realidad, los
beneficios de un ERP siempre son muy superiores a sus costos (incluyendo el
costo de tiempo y esfuerzo).
COSTOS:
"Los ERPS
son MUY caros",
eso es un mito ahora. Hay muchos sistemas modernos ERP a bajo costo y de código
abierto que son muy competentes contra el antiguo ERP, y la mayoría de estos sistemas ERP están
disponibles en el modelo SAAS (Pago mensual por el uso del software), por lo
tanto, la inversión inicial es muy baja. En términos de tiempo y recursos de
aplicación, algunos de estos sistemas ERPs modernos son también muy fácil de usar
y se tarda muy poco tiempo para poner en marcha el ERP en su organización, en
algunos casos sólo tomo unos días o pocas semanas. Hoy en día, la mayoría de
los usuarios están acostumbrados a internet (redes sociales y correo
electrónico), debido a la disponibilidad de los teléfonos inteligentes de bajo
costo y los ERP modernos tienen el mismo
tipo de interfaz gráfica que reduce la curva de aprendizaje del nuevo sistema.
Un sistema de contabilidad es una
necesidad para cualquier negocio. Muchas veces, también utilizan otros
sistemas, como hojas de cálculo, CRM, sistema de correo masivo, CMS, Inventario,
planillas, etc.,etc. y más etc..., y aun así, se necesita hacer trabajo manual adicional
en hojas de cálculo (Excel) para obtener los datos consolidados. Un sistema ERP
le ofrece la información de todas las áreas bajo un mismo techo, por lo tanto,
el cambio a un ERP debería ser una elección obvia.
BENEFICIOS
Hay miles de beneficios del uso de un
sistema ERP, pero aquí están algunos de ellos.
1.
TIEMPO ES DINERO
Primero lo primero, todos sabemos que
nada es más preciado que el tiempo, y un sistema ERP ahorra mucho tiempo ayudando a tomar decisiones importantes a
tiempo, administrar los datos del negocio en un solo lugar, de una manera
eficiente y transparente.
2. GESTIONAR
VENTAS EFECTIVAMENTE:
Las ventas son la clave de cualquier
negocio. Un buen sistema ERP te ayuda a gestionar tus clientes potenciales y
oportunidades de una manera organizada. Puedes gestionar todas las
comunicaciones/interacciones con tus prospectos en un lugar y a tiempo,
realizar un seguimiento de todos los correos enviados, lo que conduce a
aumentar la probabilidad de convertir a un potencial comprador a un Cliente.
3. BUEN
SERVICIO AL CLIENTE:
El mejor servicio al cliente es otra
cosa que siempre juega un papel vital en su éxito. Ya se trate de la
adquisición de clientes, servicio post-venta o mejorar los tiempos de entrega,
un ERP le da el poder para comunicar mejor al notificarle con tiempo lo que
está sucediendo.
4. COBRANZAS
- CONTABILIDAD
Realizar los cobros a tiempo es muy
importante ya que afecta directamente el flujo de caja de su negocio. Cualquier
buen ERP viene con una columna vertebral fuerte en finanzas, tesorería y contabilidad,
que le ayuda a gestionar su facturación, pagos, declaración de impuestos, etc.
de manera eficiente. También le da la libertad para comprobar todos los
reportes financieros y contables sin ser un especialista en la materia.
5. REPORTES
GERENCIALES
Uno de los beneficios más importantes
de un ERP, es que puede acceder a todos los informes gerenciales en cualquier
momento. Le proporciona toda la información importante, como la mayoría de los
artículos rentables, los mejores clientes, la rotación de inventario, el tiempo
promedio de sus despachos, los gastos y los ingresos, la alineación de la
producción y la productividad de sus empleados. La posibilidad de acceder a
estos informes le ayuda a tomar las mejores decisiones, sin ningún contratiempo
y así incrementar la rentabilidad del negocio. Sin un ERP, conseguir todos esos
datos de diferentes archivos o sistemas se convierte en un proceso engorroso y
consume mucho tiempo.
6.
GESTIONAMIENTO DE INVENTARIO:
Si usted se ocupa del inventario /
stock, es muy importante como se está
consumiendo sus insumos y productos para ayudar a planificar la fabricación,
compras y programación de entregas a sus Clientes.
7. ADOPCION
DE MEJORES PRÁCTICAS EN LA INDUSTRIA:
Un sistema ERP te obliga a adoptar las
mejores prácticas de la industria en lo referente a procesos y procedimientos
en su empresa, lo que le da grandes ventajas en el mediano y largo plazo.
La mayor parte de los beneficios
anteriores son aplicables a todo tipo de empresas y seguramente justifican, de
lejos, los costos incurridos en la adquisición de un sistema ERP.
Si usted es propietario de una pequeña
empresa y piensa que no tiene esa cantidad de datos / información para utilizar
un ERP, usted debe recordar que una pequeña empresa debe ser más rápida y más
ágil que la competencia, que tiene que hacer el trabajo inteligente en lugar de
un trabajo duro y necesita cambiar su estrategia de negocio dependiendo de su
situación. Un sistema ERP le ayuda a tomar ese tipo de decisiones en el momento
correcto.
Para concluir, los costos de espera
superan los costos de empezar a usar un ERP, por eso se debería comenzar a usar
un ERP tan pronto como sea posible. El uso de un ERP es una necesidad en la era
moderna. Inicie el proceso de selección de un ERP en este momento, pero no
caiga en el modo de “parálisis por análisis”. Éstos son algunos de los
criterios que debe tener en cuenta al seleccionar cualquier ERP sea en nube o
en servidores locales, de código abierto ó propietaria: La sencillez, la
amigabilidad con el celular, la personalización, actualizaciones futuras y el
acompañamiento constante de su proveedor.
Saludos.
