La
contabilidad es el corazón del sistema de conocimiento de una empresa.
Necesitamos una solución de contabilidad para analizar nuestra situación
financiera durante un período de tiempo, y también para cumplir con los
requisitos legales. Si vemos la tendencia del software en la última
década, el software de contabilidad es el claro ganador. Pero, una
solución de contabilidad para una empresa, es suficiente para satisfacer
las necesidades contables?
Para el análisis detallado, supongamos
que gestionamos una empresa de fabricación de teléfonos móviles.
Debemos preocuparnos por la adquisición de materias primas, producción
de teléfonos y venta de estos a nuestros distribuidores. Para nosotros,
el software de contabilidad nos ayudará a administrar los siguientes
requisitos de manera muy eficiente:
- Cuadro de Cuentas, maestro que lleva todos nuestros libros contables
- Factura de ventas, ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar de clientes
- Factura de compra, para que pueda programar pagos a proveedores
- Diario, como pagos, transacciones de gastos, vouchers, etc.
- Informes de contabilidad, como las declaraciones de situación financiera, resultados, hoja de balance, balance de comprobacion, etc.
Wuaaaauuu! Eso suena como toneladas de características en una
sola pieza de software! Pero hay un dicho que me encanta decirlo y
tratarlo de ponerlo siempre en práctica: "todo camino conduce a Roma",
la empresa también tiene muchos caminos (operaciones) que terminan en
Roma, y en este caso Roma es la contabilidad. A continuación se
presentan los pocos escenarios de la empresa que no pueden ser abordados
por un software de contabilidad solo:
Contabilidad de Stock
Para
fabricar móviles, tendremos que comprar materias primas, como la placa
base del móvil, el procesador, la memoria RAM, la pantalla, etc. Al
recibir los materiales comprados en nuestro almacén, la cuenta de
activos actuales debe actualizarse. Pero, si estamos restringidos al
software de contabilidad, nuestras últimas compras no se reflejarán en
la cuenta de activo actual en tiempo real.
Lo mismo sucede con
las entradas de entrega. Queremos que los gastos de los productos
terminados se reserven en su entrega al cliente. Sería mucho más allá de
la solución de contabilidad.
Fabricación
En
el proceso de fabricación, tenemos que gestionar el costeo de las
materias primas y las operaciones. Por lo tanto, para tener un
seguimiento en tiempo real de nuestras operaciones de fabricación, es
imprescindible que nuestras transacciones de fabricación deben tener el
impacto en las cuentas pertinentes.
Recursos humanos
Las
transacciones de un módulo de recursos humanos tiene un gran impacto en
los libros de cuentas, especialmente para la empresa de servicios
(salarios de los empleados, reclamos de gastos, la gestión de préstamos
y los incentivos, asignación familiar, etc), además se pueden manejar
proyectos, servicios y un montón de otras operaciones relacionadas con
la contabilidad de alguna manera. Por lo tanto podríamos decir que: Si
estamos restringidos a un software contable, entonces ni siquiera
conseguiremos nuestra contabilidad correcta.
Necesitamos
algo más que un sistema contable, necesitamos algo que afecte a cada
aspecto de nuestras operaciones en una organización, necesitamos un ERP.
Como
su nombre indica, un software para gestionar todos los recursos de
nuestra empresa. Dado que es la gestión de sus acciones, como la
contabilidad de las existencias, el seguimiento de costos relacionados
con la fabricación, registro de las diversas transacciones de los
empleados.
Entonces la pregunta del millón, si un ERP es tan maravilloso ¿por qué no todo el mundo está usando uno?
El
crédito va a SAP, Oracle, Microsoft y otros jugadores en este rubro,
generando algunos de los mitos que las personas erróneamente persiguen
acerca de un software ERP.
Gran Compañia: Usted no necesita una solución de ERP a menos que sea una empresa de un millón de dólares.
Precio:
Incluso si usted es una gran empresa, no puede permitirse el lujo de
comprar una solución ERP sin cavar un gran agujero profundo en su
bolsillo.
Usabilidad: El precio no es lo único que necesita para
obtener un ERP. Usted debe tener un buen ojo para la interfaz de usuario
monumentalmente desastrosa.
Pero ahora, gracias a la
nube y las tecnologías de código abierto, la industria de software ERP
ha experimentado un cambio de paradigma.
Nube
Solución
de ERP basada en la nube ha reducido un costo de licencia, el nivel que
incluso una pequeña empresa puede permitirse. Usted paga como usted va.
Además, la aplicación basada en la nube tiene sus propios méritos como
la accesibilidad en varios lugares y dispositivos. También ahorra su
costo en la infraestructura de hardware y la gestión de la misma.
Open Source
El
software de código abierto le da mucha flexibilidad en términos de cómo
y dónde desea implementar la instancia de ERP de su empresa. Además,
con la aplicación de código abierto, obtendrá toda la comunidad y no
sólo la empresa privada limitada para su apoyo.
Bueno
ahora hay una facilidad tremenda para obtener un sistema de acuerdo a
las necesidades de la empresa. Es cuestión de buscar y analizar la mejor
opción, recomiendo si no se está muy familiarizado a lo que es TI
buscar un asesor de TI o un asesor empresarial.
Saludos
