¿Es suficiente el software de contabilidad?

La contabilidad es el corazón del sistema de conocimiento de una empresa. Necesitamos una solución de contabilidad para analizar nuestra situación financiera durante un período de tiempo, y también para cumplir con los requisitos legales. Si vemos la tendencia del software en la última década, el software de contabilidad es el claro ganador. Pero, una solución de contabilidad para una empresa, es suficiente para satisfacer las necesidades contables?

Para el análisis detallado, supongamos que gestionamos una empresa de fabricación de teléfonos móviles. Debemos preocuparnos por la adquisición de materias primas, producción de teléfonos y venta de estos a nuestros distribuidores. Para nosotros, el software de contabilidad nos ayudará a administrar los siguientes requisitos de manera muy eficiente:

• Cuadro de Cuentas, maestro que lleva todos nuestros libros contables
• Factura de ventas, ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar de clientes
• Factura de compra, para que pueda programar pagos a proveedores
• Diario, como pagos, transacciones de gastos, vouchers, etc.
• Informes de contabilidad, como las declaraciones de situación financiera, resultados, hoja de balance, balance de comprobacion, etc.

Wuaaaauuu! Eso suena como toneladas de características en una sola pieza de software! Pero hay un dicho que me encanta decirlo y tratarlo de ponerlo siempre en práctica: "todo camino conduce a Roma", la empresa también tiene muchos caminos (operaciones) que terminan en Roma, y en este caso Roma es la contabilidad. A continuación se presentan los pocos escenarios de la empresa que no pueden ser abordados por un software de contabilidad solo:

Contabilidad de Stock

Para fabricar móviles, tendremos que comprar materias primas, como la placa base del móvil, el procesador, la memoria RAM, la pantalla, etc. Al recibir los materiales comprados en nuestro almacén, la cuenta de activos actuales debe actualizarse. Pero, si estamos restringidos al software de contabilidad, nuestras últimas compras no se reflejarán en la cuenta de activo actual en tiempo real.

Lo mismo sucede con las entradas de entrega. Queremos que los gastos de los productos terminados se reserven en su entrega al cliente. Sería mucho más allá de la solución de contabilidad.

Fabricación

En el proceso de fabricación, tenemos que gestionar el costeo de las materias primas y las operaciones. Por lo tanto, para tener un seguimiento en tiempo real de nuestras operaciones de fabricación, es imprescindible que nuestras transacciones de fabricación deben tener el impacto en las cuentas pertinentes.

Recursos humanos

Las transacciones de un módulo de recursos humanos tiene un gran impacto en los libros de cuentas, especialmente para la empresa de servicios (salarios de los empleados, reclamos de gastos, la gestión de préstamos y los incentivos, asignación familiar, etc), además se pueden manejar proyectos, servicios y un montón de otras operaciones relacionadas con la contabilidad de alguna manera. Por lo tanto podríamos decir que: Si estamos restringidos a un software contable, entonces ni siquiera conseguiremos nuestra contabilidad correcta.

Necesitamos algo más que un sistema contable, necesitamos algo que afecte a cada aspecto de nuestras operaciones en una organización, necesitamos un ERP.

Como su nombre indica, un software para gestionar todos los recursos de nuestra empresa. Dado que es la gestión de sus acciones, como la contabilidad de las existencias, el seguimiento de costos relacionados con la fabricación, registro de las diversas transacciones de los empleados.

Entonces la pregunta del millón, si un ERP es tan maravilloso ¿por qué no todo el mundo está usando uno?

El crédito va a SAP, Oracle, Microsoft y otros jugadores en este rubro, generando algunos de los mitos que las personas erróneamente persiguen acerca de un software ERP.

Gran Compañia: Usted no necesita una solución de ERP a menos que sea una empresa de un millón de dólares.

Precio: Incluso si usted es una gran empresa, no puede permitirse el lujo de comprar una solución ERP sin cavar un gran agujero profundo en su bolsillo.

Usabilidad: El precio no es lo único que necesita para obtener un ERP. Usted debe tener un buen ojo para la interfaz de usuario monumentalmente desastrosa.

Pero ahora, gracias a la nube y las tecnologías de código abierto, la industria de software ERP ha experimentado un cambio de paradigma.

Nube

Solución de ERP basada en la nube ha reducido un costo de licencia, el nivel que incluso una pequeña empresa puede permitirse. Usted paga como usted va. Además, la aplicación basada en la nube tiene sus propios méritos como la accesibilidad en varios lugares y dispositivos. También ahorra su costo en la infraestructura de hardware y la gestión de la misma.

Open Source

El software de código abierto le da mucha flexibilidad en términos de cómo y dónde desea implementar la instancia de ERP de su empresa. Además, con la aplicación de código abierto, obtendrá toda la comunidad y no sólo la empresa privada limitada para su apoyo.

Bueno ahora hay una facilidad tremenda para obtener un sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es cuestión de buscar y analizar la mejor opción, recomiendo si no se está muy familiarizado a lo que es TI buscar un asesor de TI o un asesor empresarial.

Saludos