¿Es suficiente el software de contabilidad?

La contabilidad es el corazón del sistema de conocimiento de una empresa. Necesitamos una solución de contabilidad para analizar nuestra situación financiera durante un período de tiempo, y también para cumplir con los requisitos legales. Si vemos la tendencia del software en la última década, el software de contabilidad es el claro ganador. Pero, una solución de contabilidad para una empresa, es suficiente para satisfacer las necesidades contables?

Para el análisis detallado, supongamos que gestionamos una empresa de fabricación de teléfonos móviles. Debemos preocuparnos por la adquisición de materias primas, producción de teléfonos y venta de estos a nuestros distribuidores. Para nosotros, el software de contabilidad nos ayudará a administrar los siguientes requisitos de manera muy eficiente:

• Cuadro de Cuentas, maestro que lleva todos nuestros libros contables
• Factura de ventas, ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar de clientes
• Factura de compra, para que pueda programar pagos a proveedores
• Diario, como pagos, transacciones de gastos, vouchers, etc.
• Informes de contabilidad, como las declaraciones de situación financiera, resultados, hoja de balance, balance de comprobacion, etc.

Wuaaaauuu! Eso suena como toneladas de características en una sola pieza de software! Pero hay un dicho que me encanta decirlo y tratarlo de ponerlo siempre en práctica: "todo camino conduce a Roma", la empresa también tiene muchos caminos (operaciones) que terminan en Roma, y en este caso Roma es la contabilidad. A continuación se presentan los pocos escenarios de la empresa que no pueden ser abordados por un software de contabilidad solo:

Contabilidad de Stock

Para fabricar móviles, tendremos que comprar materias primas, como la placa base del móvil, el procesador, la memoria RAM, la pantalla, etc. Al recibir los materiales comprados en nuestro almacén, la cuenta de activos actuales debe actualizarse. Pero, si estamos restringidos al software de contabilidad, nuestras últimas compras no se reflejarán en la cuenta de activo actual en tiempo real.

Lo mismo sucede con las entradas de entrega. Queremos que los gastos de los productos terminados se reserven en su entrega al cliente. Sería mucho más allá de la solución de contabilidad.

Fabricación

En el proceso de fabricación, tenemos que gestionar el costeo de las materias primas y las operaciones. Por lo tanto, para tener un seguimiento en tiempo real de nuestras operaciones de fabricación, es imprescindible que nuestras transacciones de fabricación deben tener el impacto en las cuentas pertinentes.

Recursos humanos

Las transacciones de un módulo de recursos humanos tiene un gran impacto en los libros de cuentas, especialmente para la empresa de servicios (salarios de los empleados, reclamos de gastos, la gestión de préstamos y los incentivos, asignación familiar, etc), además se pueden manejar proyectos, servicios y un montón de otras operaciones relacionadas con la contabilidad de alguna manera. Por lo tanto podríamos decir que: Si estamos restringidos a un software contable, entonces ni siquiera conseguiremos nuestra contabilidad correcta.

Necesitamos algo más que un sistema contable, necesitamos algo que afecte a cada aspecto de nuestras operaciones en una organización, necesitamos un ERP.

Como su nombre indica, un software para gestionar todos los recursos de nuestra empresa. Dado que es la gestión de sus acciones, como la contabilidad de las existencias, el seguimiento de costos relacionados con la fabricación, registro de las diversas transacciones de los empleados.

Entonces la pregunta del millón, si un ERP es tan maravilloso ¿por qué no todo el mundo está usando uno?

El crédito va a SAP, Oracle, Microsoft y otros jugadores en este rubro, generando algunos de los mitos que las personas erróneamente persiguen acerca de un software ERP.

Gran Compañia: Usted no necesita una solución de ERP a menos que sea una empresa de un millón de dólares.

Precio: Incluso si usted es una gran empresa, no puede permitirse el lujo de comprar una solución ERP sin cavar un gran agujero profundo en su bolsillo.

Usabilidad: El precio no es lo único que necesita para obtener un ERP. Usted debe tener un buen ojo para la interfaz de usuario monumentalmente desastrosa.

Pero ahora, gracias a la nube y las tecnologías de código abierto, la industria de software ERP ha experimentado un cambio de paradigma.

Nube

Solución de ERP basada en la nube ha reducido un costo de licencia, el nivel que incluso una pequeña empresa puede permitirse. Usted paga como usted va. Además, la aplicación basada en la nube tiene sus propios méritos como la accesibilidad en varios lugares y dispositivos. También ahorra su costo en la infraestructura de hardware y la gestión de la misma.

Open Source

El software de código abierto le da mucha flexibilidad en términos de cómo y dónde desea implementar la instancia de ERP de su empresa. Además, con la aplicación de código abierto, obtendrá toda la comunidad y no sólo la empresa privada limitada para su apoyo.

Bueno ahora hay una facilidad tremenda para obtener un sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es cuestión de buscar y analizar la mejor opción, recomiendo si no se está muy familiarizado a lo que es TI buscar un asesor de TI o un asesor empresarial.

Saludos

El momento correcto para empezar a usar un Sistema ERP

“Los sistemas ERPs son muy costosos”

“Las pequeñas empresas no tienen tiempo ni recursos para invertir en un  ERP”

“Mejor esperemos a que la economía mejore…”

“Los empleados tienen mucho trabajo que hacer”

“Los usuarios no conocen de tecnología”

“Somos muy pequeños para un ERP”

“No quieren cambiar el sistema ya existente”

...bla..bla…bla

Hay muchas razones que vienen a la mente para justificar por qué no se debe invertir en un ERP ahora mismo, todas parecen válidas. Pero el hecho es que, en cualquier punto del tiempo, habrá siempre razones  para retrasar la decisión, entonces...¿Cuándo es el momento correcto para implementar un ERP en su organización? :D

La verdad es que no hay tal momento correcto para empezar a utilizar un sistema ERP. Hay cientos de razones, por qué usar ERP ahora mismo tiene más sentido que esperar. El factor más importante en la toma de decisiones debe ser su costo vs beneficios. Y en realidad, los beneficios de un ERP siempre son muy superiores a sus costos (incluyendo el costo de tiempo y esfuerzo).

COSTOS:

"Los ERPS son MUY caros", eso es un mito ahora. Hay muchos  sistemas modernos ERP a bajo costo y de código abierto que son muy competentes contra el antiguo ERP, y  la mayoría de estos sistemas ERP están disponibles en el modelo SAAS (Pago mensual por el uso del software), por lo tanto, la inversión inicial es muy baja. En términos de tiempo y recursos de aplicación, algunos de estos sistemas ERPs modernos son también muy fácil de usar y se tarda muy poco tiempo para poner en marcha el ERP en su organización, en algunos casos sólo tomo unos días o pocas semanas. Hoy en día, la mayoría de los usuarios están acostumbrados a internet (redes sociales y correo electrónico), debido a la disponibilidad de los teléfonos inteligentes de bajo costo y los ERP modernos tienen  el mismo tipo de interfaz gráfica que reduce la curva de aprendizaje del nuevo sistema.

Un sistema de contabilidad es una necesidad para cualquier negocio. Muchas veces, también utilizan otros sistemas, como hojas de cálculo, CRM, sistema de correo masivo, CMS, Inventario, planillas, etc.,etc. y más etc..., y aun así, se necesita hacer trabajo manual adicional en hojas de cálculo (Excel) para obtener los datos consolidados. Un sistema ERP le ofrece la información de todas las áreas bajo un mismo techo, por lo tanto, el cambio a un ERP debería ser una elección obvia.

BENEFICIOS

Hay miles de beneficios del uso de un sistema ERP, pero aquí están algunos de ellos.

1. TIEMPO ES DINERO

Primero lo primero, todos sabemos que nada es más preciado que el tiempo, y un sistema ERP ahorra mucho tiempo  ayudando a tomar decisiones importantes a tiempo, administrar los datos del negocio en un solo lugar, de una manera eficiente y transparente.

2. GESTIONAR VENTAS EFECTIVAMENTE:

Las ventas son la clave de cualquier negocio. Un buen sistema ERP te ayuda a gestionar tus clientes potenciales y oportunidades de una manera organizada. Puedes gestionar todas las comunicaciones/interacciones con tus prospectos en un lugar y a tiempo, realizar un seguimiento de todos los correos enviados, lo que conduce a aumentar la probabilidad de convertir a un potencial comprador a un Cliente.

3. BUEN SERVICIO AL CLIENTE:

El mejor servicio al cliente es otra cosa que siempre juega un papel vital en su éxito. Ya se trate de la adquisición de clientes, servicio post-venta o mejorar los tiempos de entrega, un ERP le da el poder para comunicar mejor al notificarle con tiempo lo que está sucediendo.

4. COBRANZAS - CONTABILIDAD

Realizar los cobros a tiempo es muy importante ya que afecta directamente el flujo de caja de su negocio. Cualquier buen ERP viene con una columna vertebral fuerte en finanzas, tesorería y contabilidad, que le ayuda a gestionar su facturación, pagos, declaración de impuestos, etc. de manera eficiente. También le da la libertad para comprobar todos los reportes financieros y contables sin ser un especialista en la materia.

5. REPORTES GERENCIALES

Uno de los beneficios más importantes de un ERP, es que puede acceder a todos los informes gerenciales en cualquier momento. Le proporciona toda la información importante, como la mayoría de los artículos rentables, los mejores clientes, la rotación de inventario, el tiempo promedio de sus despachos, los gastos y los ingresos, la alineación de la producción y la productividad de sus empleados. La posibilidad de acceder a estos informes le ayuda a tomar las mejores decisiones, sin ningún contratiempo y así incrementar la rentabilidad del negocio. Sin un ERP, conseguir todos esos datos de diferentes archivos o sistemas se convierte en un proceso engorroso y consume mucho tiempo.

6. GESTIONAMIENTO DE INVENTARIO:

Si usted se ocupa del inventario / stock,  es muy importante como se está consumiendo sus insumos y productos para ayudar a planificar la fabricación, compras y programación de entregas a sus Clientes.

7. ADOPCION DE MEJORES PRÁCTICAS EN LA INDUSTRIA:

Un sistema ERP te obliga a adoptar las mejores prácticas de la industria en lo referente a procesos y procedimientos en su empresa, lo que le da grandes ventajas en el mediano y largo plazo.

La mayor parte de los beneficios anteriores son aplicables a todo tipo de empresas y seguramente justifican, de lejos, los costos incurridos en la adquisición de un sistema ERP.

Si usted es propietario de una pequeña empresa y piensa que no tiene esa cantidad de datos / información para utilizar un ERP, usted debe recordar que una pequeña empresa debe ser más rápida y más ágil que la competencia, que tiene que hacer el trabajo inteligente en lugar de un trabajo duro y necesita cambiar su estrategia de negocio dependiendo de su situación. Un sistema ERP le ayuda a tomar ese tipo de decisiones en el momento correcto.

Para concluir, los costos de espera superan los costos de empezar a usar un ERP, por eso se debería comenzar a usar un ERP tan pronto como sea posible. El uso de un ERP es una necesidad en la era moderna. Inicie el proceso de selección de un ERP en este momento, pero no caiga en el modo de “parálisis por análisis”. Éstos son algunos de los criterios que debe tener en cuenta al seleccionar cualquier ERP sea en nube o en servidores locales, de código abierto ó propietaria: La sencillez, la amigabilidad con el celular, la personalización, actualizaciones futuras y el acompañamiento constante de su proveedor.

Saludos.

Clasificacion de software segun su licenciamiento

Una licencia de software es un contrato de uso de dicho software, entre el proveedor y el usuario. En otros términos, solo se adquiere el uso del software, no se adquiere el programa o se convierte en propietario de él. El contrato de licencias es muy importante tanto para el software propietario como para el libre.

A continuación se mostrara la clasificación del software según su licencia de uso.

• Software propietario
  En términos generales, el software propietario es software cerrado, donde el dueño del software controla su desarrollo y no divulga sus especificaciones. El software propietario es el producido principalmente por las grandes empresas, tales como Microsoft, Apple y otras. Antes de poder utilizar este tipo de software se debe pagar por él. Cuando se adquiere una licencia de uso de software propietario, normalmente se tiene derecho a utilizarlo en un solo computador y a realizar una copia de respaldo. En este caso la redistribución o copia para otros propósitos no es permitida. 
• Software shareware o de evaluación
  El software tipo shareware es un tipo particular de software propietario, sin embargo por la diferencia en su forma de distribución y por los efectos que su uso ocasiona, puede considerarse como una clase aparte. El software shareware se caracteriza porque es de libre distribución, de tal forma que se puede usar, contando con el permiso del autor, durante un periodo limitado de tiempo, después de esto se debe pagar para continuar utilizándolo, aunque la obligación es únicamente de tipo moral ya que los autores entregan los programas confiando en la honestidad de los usuarios. Este tipo de software es distribuido por autores individuales y pequeñas empresas que quieren dar a conocer sus productos. Muchas veces por ignorancia los programas de esta clase se utilizan ilegalmente. A menudo el software shareware es denominado como software de evaluación. 
• Software de demostración
  Es el software con fines netamente de demostración, el cual no es 100% funcional o deja de funcionar después de cierto tiempo. Es similar al software shareware con la diferencia de que en esencia es sólo software propietario limitado que se distribuye con fines netamente comerciales. 
• Software libre
  El software libre es software que, para cualquier propósito, se puede usar, copiar, distribuir y modificar libremente, es decir, es software que incluye archivos fuentes. La denominación de software libre se debe a la Free Software Foundation (FSF), entidad que promueve el uso y desarrollo de software de este tipo. Cuando la FSF habla de software libre se refiere a una nueva filosofía respecto al software, donde priman aspectos como especificaciones abiertas y el bien común, sobre software cerrado y ánimo de lucro. Esto no impide que el software libre se preste para que realicen negocios en su entorno. 
• Software de dominio publico
  El software de dominio público (public domain software), es software libre que tiene como particularidad la ausencia de Copyright, es decir, es software libre sin derechos de autor. En este caso los autores renuncian a todos los derechos que les puedan corresponder. 
• Software semi-libre
  Para la FSF el software semi-libre es software que posee las libertades del software libre pero sólo se puede usar para fines sin ánimo de lucro, por lo cual lo cataloga como software no libre.
• Software freeware
  El software freeware es software que se puede usar, copiar y distribuir libremente pero que no incluye archivos fuentes. Para la FSF el software freeware no es software libre, aunque tampoco lo califica como semi-libre ni propietario. El software freeware se asemeja más al software libre que al software propietario, porque no se debe pagar para adquirirlo o utilizarlo.

En resumen los diferentes tipos de software según su licencia pueden agruparse de varias formas, por ejemplo, por la disponibilidad de los archivos fuentes o por el costo que representa para el usuario. También es posible agrupar el software según los fines que persigue, aunque en este caso el resultado no ayuda mucho porque lo que interesa es diferenciar el software propietario del software libre.

Este es un punto muy importante dado que con relación a los costos de licencias del ERP (sobre todo a software propietario), el principal problema de las empresas usuarias es que no pueden distinguir con claridad y precisión entre lo que las licencias les permiten usar y lo que realmente utilizan. Esta dificultad surge debido a factores históricos, el cambio de las estructuras empresariales, muchos tipos de licencias del ERP y las interconexiones entre finanzas, informática, y legales.

Saludos.

Cuanto invertir en software empresarial durante el 2015

Si hablamos de inversión empresarial, también debemos de hablar de presupuesto.

Algunas definiciones rápidas:

• Invertir: colocar un bien en aplicaciones productivas(rentabilidad).
• Presupuesto: cálculo anticipado de los egresos e ingresos previstos para un determinado periodo de tiempo.

No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyecto de software de aplicación. Sin embargo, existen premisas que se utilizan con frecuencia:

• El gasto anual en tecnología de información (TI) debe guardar relación con la facturación de la empresa.
• La relación Inversión/Facturación depende del tamaño de la empresa.
• Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.

Los que trabajan hace muchos años en este mercado dicen que hay ciertas relaciones que, en mas o en menos, se cumplen:

• Relación entre la inversión y el giro o facturación del negocio.
• Costo por usuario.

La siguiente tabla ilustra de la inversión en software de gestión de acuerdo al tamaño de la empresa.

Algunas estadísticas para su análisis

Sobre un total de 345 empresas de América Latina, reveladas por EvaluandoERP durante el periodo 2014, manifestaron disponer de USD 109.309.905, para aplicar a licencias de software y consultoría de implementación, se pude observar datos interesantes.

Para aquellos países con más de 10 casos relevados, el promedio de inversión por proyecto de implementación de software de gestión es de USD 415.157, siendo el valor más alto en México.

Con relación al Average Budget Per User(ABPU), es decir el presupuesto previsto por usuario, de los países citados más arriba el mayor correspondió a Perú con USD 5.737

En general, según los datos de nuestros relevamientos el Average Investment Per User (AIPU), es decir la inversión que efectivamente realizan las empresas es del 85%.

Es muy importante ver las tendencias que tienen las empresas respecto a las herramientas tecnológicas que usan.

El 20,3% de los casos relevados corresponden a firmas que tienen algún tipo de software aunque no son paquetes industrializados. Se trata de desarrollos a medida hechos por terceros o propios. El 43,4% son firmas que ya tienen un paquete provisto por algún vendedor. Observemos la siguiente tabla:

Si se acepta que las necesidades de integración son una de las herramientas para mejorar la gestión de los ejecutivos, la tabla nos muestra que casi la mitad de las empresas dispuestas a invertir en software de gestión están trabajando en procesos de mejoras, en tanto que hay otra mitad que necesita cambiar porque aun no llego a un estado operacional mínimo.

Es importante que las empresas busquen optimizar su presupuesto, una forma es mediante un buen proceso de investigación, evaluación y selección, lo que llamo la pre-implementación. Esta etapa del ciclo de vida de un proyecto de implementación de un ERP es crucial pues aquí donde se decide el costo total del proyecto.

Saludos.

USD 1 Billón perdidos en un proyecto ERP

Mil millones de dólares. Cero resultados. Esos son los elementos básicos de un proyecto de modernización de software cancelado a la Fuerza Aérea de los Estados Unidos. La institución decidió descartar un enorme proyecto de ERP (Enterprise Resource Planning) después de haber invertido USD 1 billón, concluyendo el costo de finalizar el proyecto sería mayor que el de cancelarlo.

Si bien la decisión ocurrió a fines de 2012 es interesante analizar qué sucedió con este mega proyecto. Bautizado como el Sistema de Apoyo de Combate Expedicionario (Expeditionary Combat Support System - ECSS), el proyecto acumuló desembolsos por valor $ 1030 millones desde 2005, "y no ha dado ninguna capacidad militar significativa", dijo un portavoz de la Fuerza Aérea en un comunicado oficial.

Agregó “Estimamos que llevar el proyecto hasta su implementación requeriría un adicional de USD 1.1 B y su puesta en producción no sería hasta el año 2020”. La Fuerza Aérea ha concluido el programa CESS ya que no es una opción viable para satisfacer la mejora financiera del año fiscal 2015 y tampoco para su programa de auditoría (Financial Improvement and Audit Readiness-FIAR). El FIAR perseguía el objetivo de contar con libros auditables.

Los funcionarios de la Fuerza Aérea reestructuraron el programa de tres veces en los últimos y determinaron que la división militar "será mejor servida mediante el desarrollo de una nueva estrategia frente a la modernización del sistema de registro CESS.

El proyecto de planificación de recursos empresariales (ERP)se remonta a 2005, cuando Computer Sciences Corp. (CSC) ganó un contrato por valor de USD 628 millones para actualizar los sistemas de logística de la Fuerza Aérea con el software de Oracle, empresa que, por este negocio, recibiría USD 88.500.00. Se suponía que iban a sustituirse más de 200 sistemas heredados y que el arma quedaría en línea con los requisitos de auditoría exigidos por el Congreso para el año 2017.

El Brigadier Gen Kathryn Johnson, director de sistemas de integración de la Fuerza Aérea, afirmó que 5 problemas contribuyeron al fracaso del proyecto:

1. La falta de un programa maestro.

2. Los cambios en la estrategia de adquisición.

3. El cambio en la infraestructura a mitad del proyecto.

4. Computer Science Corp.

5. Oracle

Cuando CSC se adjudicó el contrato, se le dio la responsabilidad de desarrollar los requisitos operacionales. Siete años más tarde, CSC demostró no tener la capacidad de llevar a cabo esa parte de sus tareas de manera suficiente. Dentro del Departamento de Defensa se han puesto en marcha nuevos procedimientos para evitar la responsabilidad de ser colocado fuera de las agencias del Departamento de Defensa en futuros proyectos.

Según el New York Times, un informe de 2011 elaborado por Instituto de Análisis de Defensa, una organización sin fines de lucro, decía que una de las principales preocupaciones con todos esos proyectos es que fallarían debido a la falta de un líder responsable que pudiera ejercer la autoridad para hacer cumplir los cambios organizativos necesarios para la implementación y el éxito del proyecto.

Además, la decisión financiera para cancelar el proyecto se hizo cuando el liderazgo de la Fuerza Aérea determinó que otros mil millones de dólares y ocho años más producirían una cuarta parte de las capacidades de los sistemas previstos. El New York Times informó que en los tres años previos a la cancelación, se reestructuró el proyecto tres veces, y se añadieron los plazos más cortos, pero no pudo dar vuelta el ECSS.

La cancelación del proyecto CESS había sido preparada durante algún tiempo, con funcionarios de la Fuerza Aérea declarando públicamente que estaban evaluando sus opciones, y otros lamentando abiertamente fallas del proyecto.

La decisión de los funcionarios militares para detener el proyecto ahora dibujó una reprimenda de más de un analista. Michael Krigsman, CEO de la consultora Asuret y experto en fracasos de proyectos de TI declaró: “Esta situación plantea más preguntas que respuestas . ¿Por qué la Fuerza Aérea gastó $ 1 mil millones y se tomó casi 10 años para admitir que este proyecto es un desastre? ¿Qué tipo de proceso de planificación acepta una pérdida de un billón de dólares? Krigsman también cuestionó a la Fuerza Aérea, pues cómo harán para tener libros auditables para el año 2017.

Saludos.