Cinco Factores de Cambio

Llega un momento en el cual alguien en la empresa preguntará: ¿Es hora de cambiar o debemos continuar con el sistema ERP actual? - Esta pregunta no es fácil de responder, debido que si se decide no cambiarlo, se arriesga a quedarse atrás a nivel tencológico y funcional. Por otra parte, si decide cambiarlo, deberá realizar una importante inversión, experimentará diferentes grados de interrupciones en su organización y se arriesgará al fracaso de la implementación.

En esta entrada trataremos de dar pautas para que la toma de decisión sea la más ótima para su empresa. Para empezar debemos decir que existen varios factores que van a afectar esta toma de decisión, pero nos centraremos en 5 esenciales:

1. Procesos de Negocios - Los procesos de negocios accionados por sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos, por eso se debe ver 2 puntos principales: Procesos deficientes impuestos por el sistema ERP y Creación de sistemas de baras laterales (sistemas creados fuera del sistema principal). Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Los procesos de negocios actuales reducen la eficiencia y productividad?, ¿Los usuarios crearon muchos sistemas de barras laterales y soluciones intermedias fuera del ERP?, ¿Los procesos de negocio fueron impuestos por el sistema debido a una falta de funcionalidad?.
2. Tecnología de Sistemas - La tencología queda desactualizada, lo cual dificulta la integración y provoca la pérdida de ventajas tecnológicas estratégicas, por eso se debe ver 3 puntos principales: Integración, Disponibilidad de soporte y recursos y Personalización. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿La tecnología que utiliza es un activo para su empresa?, ¿Cuáles son las capacidades de su personal de TI, están dispuestos a cambiar por una  ueva tecnología?, ¿Personalizó tanto su software que quedó fuera de la ruta de actualización y no cuenta con soporte para su versión del software?.
3. Proveesor de Software - Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente las capacidades del software y su rumbo en el futuro, por eso se debe ver 2 puntos principales: Desarrollo y soporte del software, Adquisiciones de proveedores de ERP. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Las actualizaciones de las funcionalidades y la tecnología fueron útiles para su organización?, ¿La implementación de las actualizaciones insime muchos recursos, tiempo y dinero?, ¿Cuáles son los antecedentes del software, fué adquirido en múltiple ocaciones?, ¿Se siente cómodo trabajando con este proveedor de software?.
4. Creación de Informes - Los sistemas más antiguos a menudo están llenos de información que resulta inaccesible sin dedicar una cantidad considerable de tiempo, energía y esfuerzo, por eso se debe ver 3 puntos principales: Consultas ad hoc, Demoras en la creación de informes, Gráficos. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Obtiene los informes que necesita para administrar su negocio?, ¿Cómo se ejecutan las consultas ad hoc, es necesario que TI brinde soporte o los usuarios pueden ejecutar sus propios informes?, ¿Los informes se retrasan debido a limitaciones del sistema?, ¿Obtienen informes gráficos que le permiten identificar rápidamente tendencias y varianzas?.
5. Costo Total de Propiedad - El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP, por eso se debe ver 2 puntos principales: Costos duros: son los costos más comunes (precio de compra de la licencia, cantidad de usuarios registrados, soporte, hardware, etc.), Costos blandos: son costos subjetivos y se basan en estimaciones (cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para mantener el hardware específico del ERP, Cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para implementar actualizaciones y realizar modificaciones, tiempo perdido por esperar los sistemas ERP y de barras laterales, Cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para completar la capacitación inicial y permanente, etc.).

ERP Open Source

Hola, como ya sabrán existe una guerra entre los software con licencias y los software libres, y en el mundo de los ERP no es la excepción, así que hoy hablaré de los ERP Open Source.

Para empezar, las empresas buscan un sistema ERP para comprar ó crear soluciones personalizadas así mismo, pero nuestros amigos "free ;D" nos dan una nueva alternativa, sistemas de ERP con código abierto que son desarrollados con tecnologías abiertas como Apache, PHP, Mozila FireBird,el núcleo Linux, etc., bueno y eso sí publicado con la licencia General Public Licence.

Los expertos señalan, que si bien el codigo abierto a menudo puede ser suficiente para los componentes de la plataforma de software de una empresa (sistemas operativos, herramientas, base de datos), tienen que trabajar más para que al final puedan alcanzar el nivel de credibilidad en las aplicaciones empresariales. Esto sucede debido a varios factores como por ejemplo: las licencias de código abierto son virales, pueden contener violaciones eseciales a la propiedad intelectual del autor y estos no son indemnizados, el mantenimiento del software es un punto muy delicado,  la falta de un plan estratégico a largo plazo. La mayoría de estas barreras, las empresas las relacionan con riesgos y esto hace que opten por otros ERP's que ofrecen en palabras sencillas "una disminucion de estos riesgos".

Pero bueno, me imagino que en el tiempo se irán perfeccionando y podrán estar a la par con los software comerciales. Aqui les dejo algunos nombres de ERP's Open source más utilizados:

• 
  
  Openbravo
  
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  Compire
• xTuple
  
• OpenERP
  
• Apache OfBix
  
• JFire
  
• 
  
  ERP5
  
• Opentaps
  
• ADempiere
  
• WebERP
  

Saludos

Top 7 - ERP por Tipo de Empresas

Hola, aqui les dejo un top de los ERP más utilizados por diferentes sectores de empresas. Esta información me pareció muy interesante debido que nos da una mejor visión de las fortalezas y debilidades que tienen los diversos ERP's.

:: Top 7 - Manufacturing / ERP Software

• 
  
  Epicor
  
• 
  
  IQMS EnterpriseIQ
  
• 
  
  SYSPRO
  
• 
  
  Consona Made2Manage / Intuitive
  
• 
  
  Sage MAS 500
  
• 
  
  Ross Enterprise
  
• 
  
  Exact Globe, Batch 390
  

:: Top 7 - Business Intelligence Software

• 
  
  NetSuite
  
• 
  
  SAP BusinessObjects XI3.1
  
• 
  
  Microsoft Dynamics NAV
  
• 
  
  SYSPRO Analytics
  
• 
  
  Microsoft Dynamics SL - Analytics
  
• 
  
  Maximizer CRM 10.5
  

:: Top 7 - Accounting Software

• 
  
  Microsoft Dynamics GP
  
• 
  
  Epicor
  
• 
  
  Sage Mas 90 / Sage Mas 200
  
• 
  
  NetSuite
  
• 
  
  Intacct
  
• 
  
  Exact Globe, Batch 390
  
• 
  
  SYSPRO
  

::Top 7 - Enterprise Software

• 
  
  Microsoft Dynamics Ax
  
• 
  
  Epicor
  
• 
  
  Sage MAS 500
  
• 
  
  NetSuite Enterprise Solution
  
• 
  
  Ross enterprise
  
• 
  
  Intacct
  
• 
  
  SAP Business All-in-One
  

:: Top 7 - Small Business Software

• 
  
  HindSite Software, LLC
  
• 
  
  Microsoft Dynamics RMS
  
• 
  
  M1 by B&G Job Management
  
• 
  
  Consona Made2Manage / Intuitive
  
• 
  
  Epicor
  
• 
  
  Sage Mas 90 Small Business
  
• 
  
  SAP Fast Start Program
  

:: Top 7 - Human Resources Software

• 
  
  Sage ABRA HRMS
  
• 
  
  Ultimate Software's UltiPro
  
• 
  
  Lawson Software
  
• 
  
  Microsoft Dynamics GP
  
• 
  
  Epicor Human Capital Management
  

Con esto quiero dejar al lector un mensaje: "Al momento de elegir un ERP, SE DEBE ANALIZAR VARIOS FATORES EMPEZANDO POR LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA".

Fuente: http://www.2020software.com/

Top 10 - ERP

1) Microsoft Dynamics Ax 2009 - Es una completa solución de gestión empresarial diseñada para aumentar la productividad de medianas y grandes organizaciones. Dynamics Ax cuenta con una interfaz fácil de usar, y permite la toma de decisiones inteligentes. Con sus herramientas integradas de comunicación y colaboración, Dynamics Ax ayuda a establecer mejores conexiones con los empleados, clientes y socios.

2) SAP R/3 - Es el antiguo nombre de SAP ERP, desarrollado por SAP AG. Se trata de un sistema integrado de planificación de reucrsos empresariales. Básicamente, cumple los objetivos de las medianas y grandes empresas. SAP ofrece un entorno de otros productos para funcionar sobre el fundamento de un componente central.

3) Business One - Es un ERP dirigido a los requerimientos de las medianas y pequeñas empresas. cuenta con una amplia estructura de 14 módulos, que incluyen casi todas las necesidades de negocio desde el módulo de administración hasta el módulo de comercio electrónico.

4) Infor ERP XA - Es la ultima versión ERP de IBM, esta solución viene con mejoras como en los procesos de gestión de inventario, procesos en modo mixto y mejor tiempo de respuesta, además ofrece un mejor servicio y procedimientos de mantenimiento para los profesionales.

5) Net Suite - Este ERP es ampliamente utilizado por diversas empresas y organizaciones sin fines de lucro en EE.UU. Lo más importante es que se implementa fácilmente y se personaliza al máximo para satisfacer las necesidades del cliente.

6) Exact Software - Este software se encuentra por encima del resto desde el punto de vista de la conectividad. Se asegura que la conectividad tanto interna como externa sean iguales. Exact Software integra la planificacion de recursos empresariales (ERP) con la gestión de relaciones con clientes (CRM), monitoreo de actividades de negocio, la gestión de flujo de trabajo electrónico, gestión de proyectos, y la inteligencia de negocios.

7) SYSPRO - Es uno de los pioneros en ofrecer este tipo de sistemas (ERP). Contrariamente a otros ERP, no tiene un método habitual de establecer un procedimiento uniforme para la orgaanización. Asiste a las empresas en el desarrollo del proceso de producción de todas ellas.

8) Accpac - Creado por The Sage Group y está dirigido a las pequeñas y medianas empresas. Se trata de un proveedor de software de contabilidad, gestión de relacion con el cliente (CRM) y gestión empresarial. Accpac utiliza servicios web como plataforma para el despliegue de aplicaciones de negocio.

9) Epicor - Este ERP es popular con producción, distribución, comercio minorista, hotelería y servicios de las empresas de EE.UU. Equipado con el servicio de arquitectura orientada a servicios (SOA) y tecnología de servicios web, Epicor ofrece soluciones específicas de la industria. Ofrece ampli gama de servicios.

10) Excel ERP - Es fácil, sistemático y sin riesgos de implementación, además permite al cliente usar un diseño personalizado teniendo en cuenta los objetivos a largo plazo.

Análisis de los ERP's

En la actualidad, la competencia mundial es un hecho al que nada ni nadie puede escapar. Hoy en día, para ser una empresa realmente solvente y competitiva, se necesita de la integración de todas las áreas (finanzas, RRHH, producción, etc.), con el fin de mejorar la comunicación; teniendo como propósito final el evitar problemas que hagan quedar mal no sólo con el cliente, sino con las áreas de la misma empresa. A través de los años, se ha desarrollado software cuyos propósitos son precisamente éste: "el ayudar a las empresas a ser mejores en todos los aspectos posibles, teniendo como base la integración de las áreas". este tipo de software son los mundialmente famosos ERP (Enterprise Resource Planning/Planificación de Recursos Empresariales). Al leer este articulo, deberías preguntarte, ¿qué es en sí un ERP? La respuesta es simple; un ERP es un sistema que pretende integrar a todas las áreas de una empresa en un único sistema computacional, el cual responde a las necesidades de todas las áreas que trabajan en él. Cabe mencionar que cada departamento tendrá su propio sistema computacional. El trabajo del ERP es el de combinarlos de manera tal que sea más sencillo para todas las áreas compartir la información de lo que está pasando dentro de ellos. Un beneficio tangible que tienen los ERP, o por lo menos esa es su finalidad, es la de reducir al máximo posible el tiempo de respuesta entre 'cliente' que realiza un pedido y el 'servidor' que le hace entrega al cliente su pedido. Aunque puede sonar simple, el lograr esto con los métodos tradicionales, en los que se lleva a cabo el 'rastreo' de un producto o servicio pedido, se puede decir, es un desastre. Por el contrario, al tener todas las áreas integradas en un sistema, el pedido debe fluir como un rayo de luz a través de la organización. Esto sí, es la felicidad de los ERP, según lo dijera Aristóteles. Hasta este momento, sólo hemos abordado de forma muy sencilla puntos principales sobre lo que sabemos que es un ERP (finalidad y función). Pero como sabemos también, todo en esta vida tiene sus ventajas y desventajas, y lamentablemente, los ERP no son la excepción. Muchas preguntas vienen a la mente de las personas que han escuchado acerca de estos fenomenales sistemas. estas preguntas van desde el costo hasta las probabilidad de éxito-fracaso, entre otras. A continuación, trataré de proveer una información muy simple, pero de gran utilidad para despejar algunas de estas dudas.

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  ¿Cuánto tiempo abarcará el proyecto para implementar un ERP en mi compañia? - Muchos vendedores de ERP pueden dar ejemplos en los cuales la implementación de dicho sistema toma poco tiempo (aprox. 6 meses). En estos casos, los periodos de implementación pueden haber sido cortos debido a diferentes custiones: era una empresa pequeña, sólo utilizaron un módulo de todos los que el sistema puede ofrecer. Los expertos decen que en vez de enfocarnos en el tiempo que nos llevará la buena implementación de un ERP, debemos pensar el 'por qué necesitamos de éste y cómo dicho sistema mejorará la producción en nuestra empresa'.


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  ¿Qué va a arreglar un ERP en mi organización? - La ayuda que un ERP brindará a una empresa puede variar, pero los fines de estos sistemas son: a)Integrar la información financiera de la empresa; b)Integrar la información de los pedidos de los clientes, esto hará que el cliente quede satisfecho con nuestros servicios y nos recomiende a otros, aumentando así, nuestra competitividad; c)En el área de producción, puede estandarizar procesos y reducir el tiempo de producción, lo que a su vez, nos mejora la productividad y reduce el dinero que se invierte en ellos; d)reduce el inventario; esto es, al estar produciendo justo lo que se necesita sin perder tiempo, se vuelve innecesario el tener inventario cuya finalidad es hacernos quedar bien con el cliente, entre otros.


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  ¿Me obligará este sistema a cambiar la manera en la que hacemos las negociaciones? - No sólo cambiará la manera en que se hacen las negociaciones tanto dentro como fuera de la empresa; también se cambiará la manera en que cada persona dentro de la organización realiza su trabajo.


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  ¿Qué pasa si la forma de algunas tareas que realizamos en la empresa no son compatibles con el sistema? - a)Pueden cambiar la manera en la que realizan dicha operación con el fin de ajustarla al programa o bien. b)Pueden reajustar el software a la producción que ellos tienen, lo cual demoraría el proyecto.


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  ¿Cuál es el costo de un ERP? - El costo total de adquisición del permiso, el cual incluye hardware, software, servicios profesionales y el costo interno del staff. Según una encusta realizada por la consultora Meta Group, el precio medio en las 63 empresas a las cuales ellos preguntaron fue de 15 millones de dólares; fluctuando entre los 300 millones del más caro y 400000 dolares del más barato.


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  ¿Existe algún costo no visible? - Si existen otros costos y estos van surgiendo de acuerdo a cómo se necesitan. Algunos de ellos pueden ser: entrenamiento, integración entre paquetes de los ERP, el hacer que el ERP se ajuste al sistema de producción que nosotros tenemos, conversión de datos que salen del ERP, análisis de dichos datos y consultores que ayuden a la mejor implementación de los sistemas, entre otros.


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  ¿Cuándo se me reembolsará dicho dinero que he invertido en el ERP? - Es necesario que cualquier persona que esté considerando la oportunidad de aplicar un ERP a su negocio, no espere un beneficio inmediato, y tampoco se quede con la idea de que va a 'revolucionar' a la empresa. Los ERP basan sus esfuerzos en optimizar la manera de trabajo interno de un grupo. Los beneficios que se obtienen al aplicar los ERP son muy buenos (ahorros de aprox. 1.6 millones de dólares anuales, según el mismo estudio realizado por Meta Group) y este beneficio se cosechó 8 meses depués de que el ERP ya estuviera funcionando totalmente (31 meses después de empezar a introducirlo a la empresa). Por lo que, viendo estos datos queda claro que los ERP brindan resultado, pero que tambien debemos ser pacientes.


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  ¿El ERP siempre es un exito en las empresas? - Según los datos estadísticos que se tienen, solamente el 25% de las empresas que implementan en su sistema de trabajo un ERP, tienen éxito. Se estarán preguntando ¿a qué se debe dicha cantidad? Bueno, como se dice, los ERP brindan grandes beneficios, pero requieren de esfuerzos igualmente significativos. Si se desea extraer lo mejor del software, se deben adoptar los métodos que se recomiendan en dicho software. La mayoría de las personas no quieren cambiar la forma en que trabajan; por el contrario, desean que en lugar de que ellos se tengan que adaptar al software, el software se adapte a su forma de hacer las cosas. He aquí una de las causas más comunes y poderosas de por qué la mayoría de las empresas fallan al tratar de implementar un ERP.


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  ¿Por qué el éxito o fracaso es tan estrepitoso? - Como se dijo anteriormente, las empresas en las que se han tenido éxitos son empresas en las que precisamente, la fuerza trabajadora ve el cambio como una oportunidad de mejora; por el contrario, las empresas que han tenido fracaso, son las que tienen poca predisposición al cambio.