En la actualidad, la competencia mundial es un hecho al que nada ni nadie puede escapar. Hoy en día, para ser una empresa realmente solvente y competitiva, se necesita de la integración de todas las áreas (finanzas, RRHH, producción, etc.), con el fin de mejorar la comunicación; teniendo como propósito final el evitar problemas que hagan quedar mal no sólo con el cliente, sino con las áreas de la misma empresa. A través de los años, se ha desarrollado software cuyos propósitos son precisamente éste: "el ayudar a las empresas a ser mejores en todos los aspectos posibles, teniendo como base la integración de las áreas". este tipo de software son los mundialmente famosos ERP (Enterprise Resource Planning/Planificación de Recursos Empresariales). Al leer este articulo, deberías preguntarte, ¿qué es en sí un ERP? La respuesta es simple; un ERP es un sistema que pretende integrar a todas las áreas de una empresa en un único sistema computacional, el cual responde a las necesidades de todas las áreas que trabajan en él. Cabe mencionar que cada departamento tendrá su propio sistema computacional. El trabajo del ERP es el de combinarlos de manera tal que sea más sencillo para todas las áreas compartir la información de lo que está pasando dentro de ellos. Un beneficio tangible que tienen los ERP, o por lo menos esa es su finalidad, es la de reducir al máximo posible el tiempo de respuesta entre 'cliente' que realiza un pedido y el 'servidor' que le hace entrega al cliente su pedido. Aunque puede sonar simple, el lograr esto con los métodos tradicionales, en los que se lleva a cabo el 'rastreo' de un producto o servicio pedido, se puede decir, es un desastre. Por el contrario, al tener todas las áreas integradas en un sistema, el pedido debe fluir como un rayo de luz a través de la organización. Esto sí, es la felicidad de los ERP, según lo dijera Aristóteles. Hasta este momento, sólo hemos abordado de forma muy sencilla puntos principales sobre lo que sabemos que es un ERP (finalidad y función). Pero como sabemos también, todo en esta vida tiene sus ventajas y desventajas, y lamentablemente, los ERP no son la excepción. Muchas preguntas vienen a la mente de las personas que han escuchado acerca de estos fenomenales sistemas. estas preguntas van desde el costo hasta las probabilidad de éxito-fracaso, entre otras. A continuación, trataré de proveer una información muy simple, pero de gran utilidad para despejar algunas de estas dudas.
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¿Cuánto tiempo abarcará el proyecto para implementar un ERP en mi compañia? - Muchos vendedores de ERP pueden dar ejemplos en los cuales la implementación de dicho sistema toma poco tiempo (aprox. 6 meses). En estos casos, los periodos de implementación pueden haber sido cortos debido a diferentes custiones: era una empresa pequeña, sólo utilizaron un módulo de todos los que el sistema puede ofrecer. Los expertos decen que en vez de enfocarnos en el tiempo que nos llevará la buena implementación de un ERP, debemos pensar el 'por qué necesitamos de éste y cómo dicho sistema mejorará la producción en nuestra empresa'.
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¿Qué va a arreglar un ERP en mi organización? - La ayuda que un ERP brindará a una empresa puede variar, pero los fines de estos sistemas son: a)Integrar la información financiera de la empresa; b)Integrar la información de los pedidos de los clientes, esto hará que el cliente quede satisfecho con nuestros servicios y nos recomiende a otros, aumentando así, nuestra competitividad; c)En el área de producción, puede estandarizar procesos y reducir el tiempo de producción, lo que a su vez, nos mejora la productividad y reduce el dinero que se invierte en ellos; d)reduce el inventario; esto es, al estar produciendo justo lo que se necesita sin perder tiempo, se vuelve innecesario el tener inventario cuya finalidad es hacernos quedar bien con el cliente, entre otros.
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¿Me obligará este sistema a cambiar la manera en la que hacemos las negociaciones? - No sólo cambiará la manera en que se hacen las negociaciones tanto dentro como fuera de la empresa; también se cambiará la manera en que cada persona dentro de la organización realiza su trabajo.
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¿Qué pasa si la forma de algunas tareas que realizamos en la empresa no son compatibles con el sistema? - a)Pueden cambiar la manera en la que realizan dicha operación con el fin de ajustarla al programa o bien. b)Pueden reajustar el software a la producción que ellos tienen, lo cual demoraría el proyecto.
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¿Cuál es el costo de un ERP? - El costo total de adquisición del permiso, el cual incluye hardware, software, servicios profesionales y el costo interno del staff. Según una encusta realizada por la consultora Meta Group, el precio medio en las 63 empresas a las cuales ellos preguntaron fue de 15 millones de dólares; fluctuando entre los 300 millones del más caro y 400000 dolares del más barato.
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¿Existe algún costo no visible? - Si existen otros costos y estos van surgiendo de acuerdo a cómo se necesitan. Algunos de ellos pueden ser: entrenamiento, integración entre paquetes de los ERP, el hacer que el ERP se ajuste al sistema de producción que nosotros tenemos, conversión de datos que salen del ERP, análisis de dichos datos y consultores que ayuden a la mejor implementación de los sistemas, entre otros.
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¿Cuándo se me reembolsará dicho dinero que he invertido en el ERP? - Es necesario que cualquier persona que esté considerando la oportunidad de aplicar un ERP a su negocio, no espere un beneficio inmediato, y tampoco se quede con la idea de que va a 'revolucionar' a la empresa. Los ERP basan sus esfuerzos en optimizar la manera de trabajo interno de un grupo. Los beneficios que se obtienen al aplicar los ERP son muy buenos (ahorros de aprox. 1.6 millones de dólares anuales, según el mismo estudio realizado por Meta Group) y este beneficio se cosechó 8 meses depués de que el ERP ya estuviera funcionando totalmente (31 meses después de empezar a introducirlo a la empresa). Por lo que, viendo estos datos queda claro que los ERP brindan resultado, pero que tambien debemos ser pacientes.
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¿El ERP siempre es un exito en las empresas? - Según los datos estadísticos que se tienen, solamente el 25% de las empresas que implementan en su sistema de trabajo un ERP, tienen éxito. Se estarán preguntando ¿a qué se debe dicha cantidad? Bueno, como se dice, los ERP brindan grandes beneficios, pero requieren de esfuerzos igualmente significativos. Si se desea extraer lo mejor del software, se deben adoptar los métodos que se recomiendan en dicho software. La mayoría de las personas no quieren cambiar la forma en que trabajan; por el contrario, desean que en lugar de que ellos se tengan que adaptar al software, el software se adapte a su forma de hacer las cosas. He aquí una de las causas más comunes y poderosas de por qué la mayoría de las empresas fallan al tratar de implementar un ERP.
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¿Por qué el éxito o fracaso es tan estrepitoso? - Como se dijo anteriormente, las empresas en las que se han tenido éxitos son empresas en las que precisamente, la fuerza trabajadora ve el cambio como una oportunidad de mejora; por el contrario, las empresas que han tenido fracaso, son las que tienen poca predisposición al cambio.
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