Cinco Factores de Cambio

Llega un momento en el cual alguien en la empresa preguntará: ¿Es hora de cambiar o debemos continuar con el sistema ERP actual? - Esta pregunta no es fácil de responder, debido que si se decide no cambiarlo, se arriesga a quedarse atrás a nivel tencológico y funcional. Por otra parte, si decide cambiarlo, deberá realizar una importante inversión, experimentará diferentes grados de interrupciones en su organización y se arriesgará al fracaso de la implementación.

En esta entrada trataremos de dar pautas para que la toma de decisión sea la más ótima para su empresa. Para empezar debemos decir que existen varios factores que van a afectar esta toma de decisión, pero nos centraremos en 5 esenciales:

1. Procesos de Negocios - Los procesos de negocios accionados por sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos, por eso se debe ver 2 puntos principales: Procesos deficientes impuestos por el sistema ERP y Creación de sistemas de baras laterales (sistemas creados fuera del sistema principal). Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Los procesos de negocios actuales reducen la eficiencia y productividad?, ¿Los usuarios crearon muchos sistemas de barras laterales y soluciones intermedias fuera del ERP?, ¿Los procesos de negocio fueron impuestos por el sistema debido a una falta de funcionalidad?.
2. Tecnología de Sistemas - La tencología queda desactualizada, lo cual dificulta la integración y provoca la pérdida de ventajas tecnológicas estratégicas, por eso se debe ver 3 puntos principales: Integración, Disponibilidad de soporte y recursos y Personalización. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿La tecnología que utiliza es un activo para su empresa?, ¿Cuáles son las capacidades de su personal de TI, están dispuestos a cambiar por una  ueva tecnología?, ¿Personalizó tanto su software que quedó fuera de la ruta de actualización y no cuenta con soporte para su versión del software?.
3. Proveesor de Software - Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente las capacidades del software y su rumbo en el futuro, por eso se debe ver 2 puntos principales: Desarrollo y soporte del software, Adquisiciones de proveedores de ERP. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Las actualizaciones de las funcionalidades y la tecnología fueron útiles para su organización?, ¿La implementación de las actualizaciones insime muchos recursos, tiempo y dinero?, ¿Cuáles son los antecedentes del software, fué adquirido en múltiple ocaciones?, ¿Se siente cómodo trabajando con este proveedor de software?.
4. Creación de Informes - Los sistemas más antiguos a menudo están llenos de información que resulta inaccesible sin dedicar una cantidad considerable de tiempo, energía y esfuerzo, por eso se debe ver 3 puntos principales: Consultas ad hoc, Demoras en la creación de informes, Gráficos. Algunas preguntas que se deben formular y reponder en este punto a medida de su análisis: ¿Obtiene los informes que necesita para administrar su negocio?, ¿Cómo se ejecutan las consultas ad hoc, es necesario que TI brinde soporte o los usuarios pueden ejecutar sus propios informes?, ¿Los informes se retrasan debido a limitaciones del sistema?, ¿Obtienen informes gráficos que le permiten identificar rápidamente tendencias y varianzas?.
5. Costo Total de Propiedad - El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP, por eso se debe ver 2 puntos principales: Costos duros: son los costos más comunes (precio de compra de la licencia, cantidad de usuarios registrados, soporte, hardware, etc.), Costos blandos: son costos subjetivos y se basan en estimaciones (cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para mantener el hardware específico del ERP, Cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para implementar actualizaciones y realizar modificaciones, tiempo perdido por esperar los sistemas ERP y de barras laterales, Cantidad de empleados de tiempo completo x salario con cargas promedio para completar la capacitación inicial y permanente, etc.).