Pequeñas empresas y Sistemas ERP - La Evaluación

Algunos pasos importantes para esta fase incluyen:

• Recopilar y priorizar los requisitos 
• Transformar los requisitos en un modelo de decisión
•  Publicar su petición de información (RFI) 
•  Recolectar las respuestas de los proveedores al RFI 
•  Realizar cualificaciones preliminares para crear una lista de proveedores de ERP
•  Validar y analizar las respuestas al RFI 
•  Crear una lista jerarquizada de proveedores de sistemas ERP

Tambien debemos tener en cuenta algunas pautas que no debemos descuidar es esta fase:

• Crear sus peticiones de información (RFI) y de propuesta (RFP):                                                      La base de cualquier decisión de compra de un sistema de software son los criterios utilizados 
  para definir las necesidades de la empresa, dependiendo de sus características específicas. 
  Una pequeña empresa en búsqueda de una solución de software puede crear su propia jerarquía de  
  criterios. Ello se puede realizar internamente o con la asistencia de consultores para la selección de  
  software. Dependiendo de sus necesidades, un RFI puede tener centenares o miles de criterios. Usted 
  quiere que su RFI sea exhaustivo para que pueda satisfacer todas sus necesidades. Usted siempre 
  puede decidir si determinar algunas funcionalidades ERP como "sin importancia" más adelante en el 
  proceso. Empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse en la medida en que se necesite, es probablemente la mejor opción para las empresas pequeñas. Una lista de las principales actividades (como se describió arriba) es la estructura sobre la cual usted puede construir su propia jerarquía detallada de criterios funcionales para ERP. 
  No entre en detalles que usted no necesita, especialmente si su empresa es pequeña. Tener una lista de criterios que usted no necesita puede ser tan malo como no tener lista, ya que los proveedores estarán licitando en su proyecto por cosas que usted no quiere a un costo elevado. Y recuerde priorizar (necesario versus importante versus sin importancia, etc.).
  Asegurarse de evaluar cuidadosamente las respuestas a su RFI por parte de los proveedores.

• Utilice sistemas de soporte para las decisiones
  Un sistema de soporte en las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés) es un programa que permite a los usuarios modelar sus criterios de decisión, priorizar sus requisitos, evaluar sus opciones y tomar decisiones. Comparar soluciones basados en 10 ó 20 criterios en una cosa, pero cuando usted está evaluando complejos sistemas como un ERP, es casi seguro que usted tendrá demasiados criterios a tener en cuenta como para compararlos utilizando una hoja de cálculo.                                                          En su lugar, usted puede modelar sus criterios de decisión de forma tal que, utilizar un DSS le ayudará a evaluar y seleccionar la mejor opción. La mayoría de DSS para la toma de decisiones sobre software utilizan la información recopilada por medio de RFIs o RFPs. Su principal ventaja es que usted puede manipular fácilmente centenares y miles de criterios, y usted no tiene que perseguir a los proveedores para que le den las respuestas. Las comparaciones entre diferentes productos pueden ser realizadas allí y las herramientas para las gráficas le permiten a quienes toman las decisiones, comprender las principales diferencias entre las distintas opciones.                         Además de lo descrito, un sistema DSS le puede ayudar a tener en cuenta otros factores como la capacitación y las metodologías de apoyo, las estructuras de precios, las diferentes opciones de almacenamiento y accesibilidad de la base de datos, etc.

•  Aproveche otros recursos                                                                                                                                                 Existen miles de artículos, entradas de blogs y centenares de libros sobre la evaluación de ERP, lo cual dificulta el hallazgo de información relevante para sus necesidades. La mayoría de la información disponible es confiable, pero es posible que solo abarque un producto especifico, o un segmento del mercado, o tipo de producto. Las empresas de investigación y análisis como Gartner, Forrester, AMR, y TEC publican informes describiendo productos ERP, tendencias del mercado, etc.

• Evite la "parálisis" en el análisis                                                                                                        De acuerdo con la teoría de decisión, la paradoja de posibilidades establece que a mayor cantidad de opciones, más grande la posibilidad de tomar una decisión pobre o no tomar decisión alguna. Recopilar información y comparar diferentes productos y soluciones es esencial para elegir un sistema empresarial, pero asegúrese de no terminar ahogado en datos innecesarios que harán el proceso más difícil. 

 El resultado de la fase de evaluación debe ser una lista de proveedores finalistas que mejor cumplen con las necesidades de su empresa. Para asegurarse de obtener la lista de finalistas más relevante, los RFI/RFP y el sistema DSS son las herramientas más importantes; las demás herramientas mencionadas con anterioridad deben ser utilizadas como complemento de estas dos. 

Saludos.